Checklist voor een goed georganiseerde jubileumdienst

Een jubileumdienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum en een programma. Je regelt niet alleen de voorganger, sprekers, muzikanten en het koor, maar ook teksten, liederen, presentaties, catering en de ontvangst van gasten. Begin bij locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de praktische inrichting. Deze checklist helpt je om op tijd te controleren of alles klaarstaat, van microfoons en stoelen tot koffie, naamkaartjes en dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorganger en sprekers boeken
2 personen
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief gastenoverzicht maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Teksten voor dienst verzamelen
2 personen
Liederen en gebeden controleren
2 personen
Programmaboekjes opmaken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
Garderobe inrichten
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en presentatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Jubileumdienst begeleiden
4 personen
Foto's tijdens dienst maken
Overgang naar receptie begeleiden
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten verdelen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Koffiekannenaantal 5
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Taartscheppenaantal 3
Taartmessenaantal 2
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Beamerscherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Jubileumbanner
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummertjesaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Catering

Programmaboekjesaantal 100
Menukaartenaantal 100
Pennenaantal 12
Naamstickersaantal 100
Serveerschortenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg datum, locatie en hoofdonderdelen van het programma uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan daarna pas de uitnodigingen, zodat tijden, sprekers en muziek correct in de tekst staan.
Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de dienst en maak daarna één definitief gastenoverzicht. Gebruik dat overzicht voor naamkaartjes, tafelschikking, catering en het verwerken van dieetwensen.
Plan een volledige technische test 1 tot 2 dagen vooraf. Controleer draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers, muziekbestanden en presentaties in de ruimte waar de dienst plaatsvindt.
Print programmaboekjes niet pas op de ochtend zelf. Verzamel teksten, liederen en gebeden uiterlijk 2 weken vooraf, controleer de laatste versie en houd minstens 5 procent extra exemplaren achter de hand.
Richt ontvangst, garderobe en catering vóór de gasten arriveren in. Koel dranken enkele uren vooraf, zet koffie- en serveermateriaal klaar en controleer of stoelen, tafels en afvalbakken logisch zijn geplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, voorganger, sprekers, muzikanten en koor. Start uiterlijk 6 weken vooraf met uitnodigingen en het verzamelen van aanmeldingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumdienst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de dienst, zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Stuur 7 tot 10 dagen vooraf een herinnering met praktische informatie.
Hoeveel programmaboekjes moet ik printen voor een jubileumdienst?: Print één programmaboekje per aangemelde gast en neem 5 tot 10 procent extra mee. Bij 100 gasten zijn dat dus 105 tot 110 boekjes, zodat late aanmeldingen en beschadigde exemplaren geen probleem vormen.
Wanneer controleer je de techniek voor een jubileumdienst?: Doe een eerste controle ongeveer 1 week vooraf en een volledige test 1 tot 2 dagen voor de dienst. Test daarbij microfoons, luidsprekers, muziekbestanden en presentaties op de echte locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.