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Jubiläumsgottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsgottesdienst verbindet einen klar geplanten Gottesdienst mit Empfang oder Feier danach. Damit am Tag selbst nichts fehlt, legst du zuerst Datum, Ort, Prediger, Redner sowie Musik fest und arbeitest dich anschließend durch Einladungen, Anmeldungen und Programm. Später folgen Gästeliste, Catering, Drucksachen, Technik und der Aufbau vor Ort. Diese Checkliste umfasst 71 Aufgaben und 60 benötigte Gegenstände – von Stühlen und Geschirr bis zu Mikrofonen und Kühlboxen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Prediger und Redner buchen

    2 Personen

  • Musiker und Chor festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Texte für den Dienst sammeln

    2 Personen

  • Lieder und Gebete prüfen

    2 Personen

  • Programmhefte gestalten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Tische festlich eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Präsentation testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Jubiläumsgottesdienst begleiten

    4 Personen

  • Fotos während des Dienstes machen

  • Übergang zum Empfang begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Gäste zu den Tischen begleiten

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Jubiläumsrede begleiten

    2 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restposten verteilen

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • KuchenplattenAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 5
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • TortenheberAnz. 3
  • KuchmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Beamerleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonsAnz. 150
  • BallonbogenAnz. 2
  • Jubiläumsbanner
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 90
  • TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Catering

  • ProgrammhefteAnz. 100
  • SpeisekartenAnz. 100
  • StifteAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • ServierschürzenAnz. 8
  • Einkäufe

Reinigung

  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • HandfegerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Plane die Einladungen nicht erst nach der Programmgestaltung. Verschicke sie so früh, dass du vor der endgültigen Gästeliste noch Zeit für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und eine Erinnerung hast.
  • Sammle Texte, Lieder, Gebete, Musikdateien und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Gottesdienst. Teste die Präsentation und die Tonanlage anschließend mit den tatsächlich verwendeten Dateien.
  • Rechne beim Empfang nicht nur mit Tischen und Stühlen. Prüfe auch Geschirr, Servierplatten, Kaffeekannen, Thermoskannen, Wassergläser und Abfallbehälter anhand der erwarteten Gästezahl.
  • Kläre Barrierefreiheit und Garderobe vor dem Aufbau. Prüfe mindestens 1 Woche vorher Wege, Sitzplätze, Zugang und die benötigten Garderobenständer.
  • Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag zu spät zu stellen führt schnell zu Engpässen. Teile Getränke, Kühlboxen und Eisbehälter für den Aufbau ein und kontrolliere den Bestand am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsgottesdienst planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Prediger, Rednern sowie Musikern und Chor. Einladungen sollten so verschickt werden, dass du spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin die endgültige Gästeliste erstellen kannst.
Wann sollte man die Gästeliste für den Jubiläumsgottesdienst abschließen?
Schließe die Gästeliste etwa 7 bis 10 Tage vor dem Gottesdienst ab. Bis dahin sollten Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche erfasst sein, damit du Catering, Sitzordnung und Drucksachen verlässlich planst.
Wie viele Programmhefte braucht man für einen Jubiläumsgottesdienst?
Drucke pro erwarteter Person ein Programmheft und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen wären das beispielsweise 105 bis 110 Exemplare; prüfe den endgültigen Inhalt vor dem Druck.
Wann sollte die Technik für den Jubiläumsgottesdienst getestet werden?
Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Musikdateien und Präsentationen spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten für den vollständigen Ton- und Bildcheck einplanen.

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