Checklist para organizar un servicio jubilar sin olvidar nada

Un servicio jubilar combina una ceremonia, intervenciones, música y una recepción, así que conviene trabajar por fases. Empieza fijando la fecha y el lugar; después confirma oficiante, oradores, músicos y reservas. Las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan el número final para el catering. Durante la última semana se cierran los textos, programas, presentaciones, accesibilidad y distribución de las mesas. El día anterior, revisa el inventario, enfría las bebidas y deja preparado el guardarropa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar al oficiante y a los oradores
2 personas
Confirmar músicos y coro
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar las reservas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer el listado definitivo de invitados
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Recopilar los textos para el servicio
2 personas
Comprobar cánticos y oraciones
2 personas
Maquetar los programas
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Reunir archivos de música
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la accesibilidad
Montar el guardarropa
2 personas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
3 personas
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar música y presentación
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir al personal
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar el servicio de aniversario
4 personas
Hacer fotos durante el turno
Acompañar la transición a la recepción
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Acompañar a los invitados a las mesas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar el discurso de aniversario
2 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la despedida de los invitados
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
Devolver los objetos prestados
2 personas
Distribuir los sobrantes
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Jarras de cafécant. 5
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharas para tartascant. 3
Cuchillos para tartacant. 2
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 150
Arco de globoscant. 2
Banner de aniversario
Velascant. 24
Portavelascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 90
Números de mesacant. 12

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Catering

Programascant. 100
Cartas del menúcant. 100
Bolígrafoscant. 12
Pegatinas con nombrecant. 100
Delantales de serviciocant. 8
Compras

Limpieza

Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Cierra el listado definitivo de invitados antes de hacer el pedido de catering. Cuenta también las preferencias dietéticas y reserva tiempo para responder a las últimas inscripciones.
No dejes el programa para la víspera: recopila los textos del servicio, comprueba cánticos y oraciones, maqueta los folletos y realiza una prueba de las presentaciones con antelación.
Asigna una persona a la recepción y otra al guardarropa. Prepara la mesa de recepción, los percheros y las tarjetas con nombres antes de que lleguen los invitados.
Haz una prueba de sonido con los micrófonos inalámbricos, soportes y altavoces en el mismo espacio de la ceremonia. Comprueba que los oradores se oyen desde las últimas filas.
Revisa el inventario de vajilla y cocina antes de comprar: hacen falta platos, vasos, copas, cubiertos, bandejas, jarras, termos, utensilios de servicio y recipientes para hielo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio jubilar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar al oficiante y confirmar músicos y oradores. Envía las invitaciones al menos 4 semanas antes y cierra el número definitivo 7 días antes del servicio.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un servicio jubilar?: Envíalas unas 4 semanas antes e incluye una fecha límite de inscripción. Envía un recordatorio 7 días antes para recuperar respuestas y confirmar las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se prepara el programa del servicio jubilar?: Recopila textos, cánticos y oraciones entre 3 y 4 semanas antes. Haz la maquetación y una prueba de las presentaciones al menos 7 días antes, e imprime los folletos en los últimos 2 o 3 días.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al servicio jubilar?: Comprueba el inventario, la disposición de mesas y sillas, la accesibilidad, el sonido y el guardarropa. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja listas las tarjetas con nombres y los materiales de recepción.

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