Checklist voor een jubileumdansavond organiseren

Een jubileumdansavond vraagt om meer dan muziek en een dansvloer. Je moet op tijd weten wie komt, welke dieetwensen er zijn, hoeveel eten en drinken nodig is en hoe de ruimte wordt ingedeeld. Plan de locatie, uitnodigingen en catering eerst; regel daarna muziek, huurmaterialen en versiering. Op de dag zelf draait alles om koelen, voorbereiden, opladen en controleren. De complete checklist met 74 taken en 62 spullen geeft je per fase houvast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
Muziekbestanden controleren
Reservering locatie bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Indeling dansvloer bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen reserveren
Naamkaartjes maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Apparatuur opladen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting installeren
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Drankstation inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Muziekprogramma starten
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Muziek tussen nummers aanpassen
Vuile glazen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme hapjes uitserveren
3 personen
Jubileumtoast voorbereiden
2 personen
Jubileumtoast uitbrengen
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Gasten informeren over einde
Afscheid nemen van gasten
3 personen
Garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloer schoonmaken
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Sleutels retourneren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Ronde tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Tafelmessenaantal 80
Tafelvorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptops
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Tafellampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Vazenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 3
Buffetbordenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Theelepelsaantal 70

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Plan de gastenlijst en uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen direct en vraag uiterlijk 3 weken voor de avond naar dieetwensen, zodat de cateringhoeveelheden nog aangepast kunnen worden.
Bevestig de locatie 4 weken vooraf en teken de indeling uit: houd ruimte vrij voor de dansvloer en plan aparte plekken voor buffet, garderoberekken en tafels. Controleer ook hoeveel stoelen en tafels werkelijk beschikbaar zijn.
Stel het muziekprogramma uiterlijk 2 weken vooraf samen en controleer alle muziekbestanden op de laptop. Laad apparatuur de dag ervoor op en test speakers en mengpaneel voordat gasten binnenkomen.
Koel dranken minstens 6 uur voor aanvang. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet naast glazen ook flessenopeners, kurkentrekkers en koelboxen klaar.
Maak het draaiboek en de naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor. Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang om ruimtes, buffetopstelling, servies, warmhoudbakken en de dansvloer te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdansavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Rond 2 weken vooraf de muziek, huurmaterialen en definitieve catering af; de laatste voorbereidingen doe je de dag ervoor.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumdansavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de rest van de avond kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden, afhankelijk van de duur en het type gasten.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 3 weken voor de dansavond. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen en controleren van de locatie. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, buffet, garderobe, versiering, geluidsapparatuur en een laatste controle van de dansvloer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.