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Jubiläums-Tanzabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläums-Tanzabend braucht mehr als Musik und Dekoration. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sitzplätze, Buffet, Getränke und Technik in der richtigen Reihenfolge koordinieren. Plane die Gästeliste und Einladungen früh, bestätige die Location und kümmere dich rechtzeitig um Leihmaterial. Kurz vor dem Abend zählen vor allem gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen, geladene Geräte und ein klarer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Musikdateien prüfen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Anordnung der Tanzfläche festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Materialvorrat prüfen

    2 Personen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Geräte aufladen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Musikprogramm starten

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Tanzfläche freihalten

    2 Personen

  • Musik zwischen den Liedern anpassen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Warme Häppchen servieren

    3 Personen

  • Jubiläums-Toast vorbereiten

    2 Personen

  • Jubiläumstoast ausbringen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Gäste über das Ende informieren

  • Sich von Gästen verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe betreuen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr und Glaswaren zusammentragen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Boden reinigen

    3 Personen

  • Endkontrolle des Veranstaltungsortes

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 6
  • Runde TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • TafelmesserAnz. 80
  • TischgabelnAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServiertablettsAnz. 10
  • SchälchenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptops
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4
  • TischlampenAnz. 8

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonbandAnz. 3
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • VasenAnz. 12
  • KunstblumensträußeAnz. 12
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • TischnummernAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80

Catering

  • Einkäufe
  • GetränkespenderAnz. 3
  • BuffettellerAnz. 8
  • KaffeefilterAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 70

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 6

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. So bleiben dir rund 2 Wochen, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu prüfen und zu bestätigen.
  • Bestätige die Reservierung der Location spätestens 4 Wochen vor dem Tanzabend. Lege danach Tischanordnung und Tanzfläche fest, damit du Mobiliar und Leihmaterial passend reservierst.
  • Prüfe Musikdateien und Lautsprecher mindestens 3 Tage vorher. Lade Laptop, Mischpult und andere Geräte am Vortag vollständig auf und drucke das Drehbuch zusätzlich aus.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Beginn. Stelle Kühlboxen, Korkenzieher, Flaschenöffner sowie Wasser-, Wein- und Champagnergläser dort bereit, wo sie gebraucht werden.
  • Bereite Snacks und Desserts am Vortag so weit wie möglich vor und kontrolliere am Veranstaltungstag die Mengen. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher, um Räume, Buffet, Garderobe und Tanzfläche ohne Zeitdruck zu prüfen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Jubiläums-Tanzabend planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Vier Wochen vor dem Termin sollten Raumaufteilung, Cateringmengen und Leihmaterial feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Jubiläums-Tanzabend verschicken?
Verschicke sie idealerweise 6 Wochen vor dem Abend. Gib den Gästen ungefähr 3 Wochen für die Rückmeldung, damit du danach Mengen und Ernährungswünsche einplanen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläums-Tanzabends?
Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, die Raumkontrolle, den Aufbau von Tischen, Stühlen, Buffet und Tanzfläche ein. Bei umfangreicher Dekoration oder zusätzlicher Technik sind 3 Stunden sicherer.
Wann sollte ich Musik und Technik für den Tanzabend testen?
Prüfe Musikdateien und die wichtigsten Geräte spätestens 3 Tage vorher. Lade Laptop, Lautsprecher und Mischpult am Vortag und teste den Ton nach dem Aufbau erneut.

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