Checklist para organizar un baile de aniversario sin olvidos

Organizar un baile de aniversario requiere coordinar invitados, música, comida, bebidas y un espacio preparado para bailar. Esta checklist reúne las tareas en el orden más práctico, desde enviar las invitaciones hasta abrir el recinto. También ayuda a cerrar detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres, el enfriado de las bebidas y la comprobación del equipo de sonido. Úsala para repartir responsabilidades y saber qué debe estar listo antes de que lleguen los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Preparar el programa musical
Comprobar los archivos de música
Confirmar la reserva del recinto
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Definir la distribución de la pista de baile
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de materiales
2 personas
Reservar el material de alquiler
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los postres
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Cargar el equipo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Montar el puesto de bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Dar la bienvenida
Iniciar el programa musical
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Ajustar la música entre canciones
Recoger vasos sucios
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir los aperitivos calientes
3 personas
Preparar el brindis de aniversario
2 personas
Hacer el brindis de aniversario
2 personas
Servir el postre
4 personas
Informar a los invitados del final
Despedirse de los invitados
3 personas
Guiar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar la música
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar el suelo
3 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 6
Mesas redondascant. 6
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 90
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Cuchillos de mesacant. 80
Tenedores de mesacant. 80
Cucharonescant. 12

Cocina

Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 4
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Portátiles
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 8

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Jarronescant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 3
Platos de buffetcant. 8
Filtros de cafécant. 100
Cucharillascant. 70

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Guantes de gomacant. 6

Consejos

Cierra la lista de invitados y las inscripciones con al menos 10 días de margen. Así puedes calcular el catering, preparar las tarjetas con nombres y ajustar las mesas sin trabajar con cifras provisionales.
Comprueba la música y los archivos antes del día del baile. Prueba los portátiles, los altavoces y la mesa de mezclas en el recinto al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados.
Planifica la sala separando claramente buffet, mesas y pista de baile. Deja la pista libre desde el principio y revisa que haya suficientes sillas, mesas y percheros para el número final de asistentes.
No dejes las bebidas para la última hora: enfría las botellas y prepara las neveras portátiles varias horas antes. Ten a mano sacacorchos, abrebotellas, vasos para agua, copas de vino y copas de champán.
Prepara la carga y la apertura del recinto con una lista de trabajo impresa. Al llegar, comprueba primero los espacios, el mobiliario, la vajilla, la decoración y el equipo antes de empezar con aperitivos y postres.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un baile de aniversario?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Deja como límite unos 10 días antes para cerrar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y confirmar la asistencia.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un baile de aniversario?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de invitados, no de la lista inicial. Para las bebidas, prevé aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y revisa después el resto del programa.
¿Cuándo se prepara la música y el equipo de sonido?: Prepara el programa musical y revisa todos los archivos como mínimo 3 días antes. El día del evento, carga el equipo y haz una prueba de sonido al menos 2 horas antes de abrir el recinto.
¿Qué hay que revisar al llegar al lugar del baile?: Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir el recinto y comprobar los espacios. Revisa la distribución de mesas y pista, el mobiliario, la vajilla, las bebidas, la decoración y el funcionamiento de portátiles, altavoces y mesa de mezclas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.