Checklist voor een jubileumconcert organiseren

Een jubileumconcert vraagt om meer dan een datum en een podium. Je regelt tegelijk artiesten, locatie, techniek, gasten, catering en publieksbegeleiding. Begin met programma, begroting en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, uitnodigingen en een technisch draaiboek. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde te plannen, inclusief details die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidstechniek reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma drukken
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technisch draaiboek drukken
2 personen
Cateringlijst controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Route naar locatie controleren
Reserveringen bevestigen
2 personen
Instrumenten controleren
2 personen
Decoratie verzamelen
2 personen
Voorraad servies controleren
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
Verlichting installeren
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Concert aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Licht tijdens concert bedienen
Geluidsinstallatie bedienen
2 personen
Artiesten begeleiden
Afscheidswoord verzorgen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Instrumenten inladen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Concertstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Afzetpalenaantal 8
Lessenaar
Artiestentafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 14
Jackkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20
Muziekstandaardsaantal 20
Instrumentkabelsaantal 10
Ticketstempelaantal 2
Portofoonsaantal 6
Presentatiemicrofoon
Laptop
USB-stickaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingslampenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Koffieschotelsaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Fotopanelenaantal 3
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, locatie en artiesten eerst vast. Verzamel daarna direct de technische wensen, zodat je tijdig geluidstechniek, mengtafel, luidsprekers, microfoons en podiumspots kunt reserveren.
Controleer de stroom- en kabelplanning vóór de opbouw. Noteer waar stroomhaspels, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn en laat de technische partij controleren of alle aansluitingen en kabellengtes kloppen.
Plan de gastencommunicatie in twee momenten: verstuur de uitnodigingen zodra datum en locatie definitief zijn en stuur parkeerinformatie en route uiterlijk een week vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele lijst.
Maak niet alleen een podiumplan, maar ook een backstage-indeling. Reserveer ruimte voor kleedkamerstoelen, een artiestentafel, kledinghangers en garderoberekken en leg vast wie de artiesten bij aankomst opvangt.
Druk het programma en het technisch draaiboek pas na de laatste bevestigingen. Controleer daarnaast toegankelijkheid, noodverlichting, vergunningen en verzekering uiterlijk twee weken voor het concert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Reserveer techniek, catering en fotograaf zodra de basis vaststaat; controleer vergunningen en verzekering uiterlijk 2 weken voor het concert.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een jubileumconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vooraf als gasten zich moeten aanmelden. Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken voor het concert, zodat je cateringlijst, dieetwensen, stoelen en naambadges kunt afronden.
Welke techniek heb ik nodig voor een jubileumconcert?: Dat hangt af van het programma, maar neem de technische wensen van alle artiesten vooraf door. Controleer minimaal geluid, microfoons, mengtafel, luidsprekers, podiummonitoren, kabels, stroomvoorziening en podiumverlichting.
Wanneer maak ik het technisch draaiboek voor een jubileumconcert?: Maak een eerste versie 4 tot 6 weken vooraf, nadat de technische wensen zijn verzameld. Druk de definitieve versie pas nadat alle reserveringen, artiesteninformatie en het programma zijn bevestigd, bij voorkeur in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.