Checklist para organizar un concierto de aniversario
Organizar un concierto de aniversario requiere coordinar artistas, espacio, público y equipo técnico en un orden claro. Este plan reúne 72 tareas y 64 elementos, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta comprobar el sonido, el catering y la accesibilidad. Empieza con las reservas y los permisos; después cierra la información para invitados y artistas. Durante la última semana, confirma cada proveedor y prepara un programa técnico único para evitar cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar a los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar equipo de sonido
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el presupuesto
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Enviar la información de los artistas
Imprimir el plan técnico
2 personas
Comprobar la lista de catering
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar la ruta al lugar
Confirmar las reservas
2 personas
Comprobar instrumentos
2 personas
Recoger la decoración
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar el equipo de sonido
4 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el concierto
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
Operar el sistema de sonido
2 personas
Acompañar a los artistas
Dar el discurso de despedida
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Cargar los instrumentos
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Sillas de conciertocant. 160
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 180
- Postes separadorescant. 8
- Atril
- Mesa para artistascant. 2
- Taburetescant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 6
- Cables XLRcant. 14
- Cables jackcant. 10
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Atrilescant. 20
- Cables de instrumentoscant. 10
- Sello de entradacant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Micrófono de presentación
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Platillos de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Banner de aniversariocant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Manteles runnerscant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Paneles fotográficoscant. 3
- Globoscant. 100
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha, el programa y el presupuesto antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el envío y el concierto para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y preguntas sobre el aparcamiento.
- Confirma las necesidades técnicas de cada artista por escrito con 3-4 semanas de antelación. Comprueba canales, micrófonos, monitores, cajas DI, cables y tomas eléctricas antes de reservar el equipo de sonido.
- No dejes los permisos, el seguro y la accesibilidad para el final. Verifica estos puntos al menos 30 días antes y comprueba también la ruta hasta el lugar para poder informar a los asistentes.
- Cierra el catering cuando conozcas el número de inscritos y sus restricciones alimentarias. Haz una comprobación final de la lista 3 días antes, incluyendo bebidas, copas y la distribución de las mesas de buffet.
- Prepara un paquete de coordinación para el día del concierto: programa impreso, identificaciones, información de artistas y plan técnico. Imprime las copias 1 día antes y reserva tiempo para revisar escenario, iluminación, cables y sillas antes de la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 4 semanas deberían cubrir fecha, lugar, artistas, presupuesto, permisos, seguro y reservas técnicas; después puedes concentrarte en invitados y producción.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes para confirmar el catering, las preferencias dietéticas y la distribución de las sillas.
- ¿Cuándo se confirma el equipo de sonido?
- Confirma la reserva al menos 3 semanas antes y revisa el listado técnico con cada artista. Haz una última comprobación 48 horas antes, incluyendo mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes y cables.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al concierto?
- El día anterior, confirma todas las reservas, imprime el programa y el plan técnico, prepara las identificaciones y comprueba la información de artistas e invitados. Reserva como mínimo 2 horas para revisar el montaje, la iluminación, los cables y la accesibilidad del recorrido.
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