Jubiläumskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Budget mindestens 6 bis 9 Monate vorher fest. So bleiben Zeitfenster für Künstler, Location, Tontechnik und Genehmigungen realistisch.
• Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 8 Wochen vor dem Konzert und übermittle dem Technikteam ein gemeinsames Ablaufskript. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und die benötigten Kabel.
• Verschicke Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Konzert. Danach kannst du Gästeliste, Namensschilder, Cateringliste und Ernährungswünsche verbindlich prüfen.
• Plane den Aufbau mit Bühne, Bühnentreppe, Konzertstühlen, Notenständern und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag. Eine bestätigte Aufbauzeit von mindestens 4 Stunden verhindert, dass Soundcheck und Einlass kollidieren.
• Sende Parkinformationen, Anfahrtsroute und Hinweise zur Barrierefreiheit spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bestätige außerdem Location, Künstler, Catering, Technik und Reservierungen in einer letzten Runde 3 bis 5 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert planen?

Starte idealerweise 6 bis 9 Monate vor dem Konzert mit Datum, Programm, Budget und Location. Künstler, Technik und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vorher verbindlich bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lege die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor dem Konzert, damit du Catering, Namensschilder und Sitzplanung abschließen kannst.

Was muss die Technik für ein Jubiläumskonzert enthalten?

Kläre spätestens 8 Wochen vorher, wie viele Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Bühnenmonitore, DI-Boxen und Kabel benötigt werden. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Soundcheck und eine kurze technische Probe ein.

Wann sollte man den Ablauf für ein Jubiläumskonzert drucken?

Drucke das technische Ablaufskript und das Programm 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, nachdem Künstler, Technik, Catering und Reservierungen bestätigt wurden. Halte am Veranstaltungstag zusätzliche Exemplare für Technik, Moderation und Veranstaltungsleitung bereit.

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