Zo organiseer je een jubileumcabaret

Een jubileumcabaret vraagt om meer dan optredens en een feestelijke zaal. Leg eerst datum, programma en locatie vast, en werk daarna naar gastenlijst, catering en techniek toe. Artiesten hebben tijd nodig voor teksten, attributen en een technische repetitie; gasten hebben duidelijke informatie en een herinnering nodig. Met een draaiboek voor de opbouw, het programma en de afsluiting voorkom je dat apparatuur, dieetwensen of praktische zaalzaken pas op de avond zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Cabaretprogramma samenstellen
3 personen
4
Optredende artiesten vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan gasten sturen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Reserveringen voor apparatuur maken
12
Reserveringen voor meubilair maken
13
Cateringmenu samenstellen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
17
Houdbare boodschappen klaarzetten
18
Cabaretteksten en attributen verzamelen
3 personen
19
Optredens technisch voorbereiden
3 personen
20
Muziekbestanden verzamelen
21
Presentatieteksten afdrukken
22
Naambadges voorbereiden
23
Draaiboek afdrukken

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Podiumzone vrijmaken
2 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Verlichting opstellen
2 personen
30
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Muziek en presentaties testen
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dranken klaarzetten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Entree en garderobe inrichten
2 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Artiestenkleedkamer inrichten
41
Korte technische doorloop houden
4 personen
42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
54
Dessert serveren
2 personen
55
Tweede cabaretblok begeleiden
2 personen
56
Jubileummoment verzorgen
3 personen
57
Afsluitend drankje serveren
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
2 personen
59
Etensresten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Toiletten schoonmaken
68
Voorraad en materialen controleren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-box
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Ballongewichtenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8
Fotolijstjesaantal 10
Fotocollageaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Bewaarbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je artiesten definitief boekt. Noteer per optreden de duur, benodigde attributen, muziekbestanden en microfoons, zodat je later geen wijzigingen in een al volle planning hoeft te passen.
Plan de techniek minimaal één volledige test vóór de gasten binnenkomen. Controleer speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, HDMI-kabels, verlichting en reservebatterijen afzonderlijk; een kabel die ontbreekt leg je liever de dag ervoor bloot.
Sluit de gastenlijst ongeveer 7 dagen voor het jubileumcabaret. Verwerk daarna dieetwensen, maak de definitieve tafelindeling en stuur een herinnering met aanvangstijd, locatie en eventuele parkeerinformatie.
Werk voor catering met een telmoment en een bewaarschema. Zet houdbare boodschappen eerder klaar, koel dranken op tijd en houd servies voor diner, dessert en koffie apart, zodat het buffet niet stilvalt tijdens de optredens.
Maak twee versies van het draaiboek: één voor de organisatie en één korte versie voor presentator en technicus. Zet daarin per onderdeel het tijdstip, de verantwoordelijke en het volgende klaar te zetten item; druk de definitieve versie uiterlijk op de opbouwdag af.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een jubileumcabaret organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Boek artiesten en apparatuur daarna zo snel mogelijk, omdat wijzigingen in het programma vaak ook technische gevolgen hebben.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumcabaret versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het jubileumcabaret. Sluit de aanmeldingen circa 7 dagen voor de avond, zodat je dieetwensen, catering en zaalindeling definitief kunt maken.
Hoe bereid ik de techniek voor een cabaretavond voor?: Plan minstens één volledige soundcheck vóór de ontvangst van de gasten. Test per microfoon het bereik en de batterijen, speel alle muziekbestanden af en controleer laptop, HDMI, speakers, mengpaneel en licht afzonderlijk.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen?: Open de locatie ruim 3 uur voor aanvang. Controleer eerst zaal, stoelen, tafels, garderobe en stroompunten; bouw daarna techniek en verlichting op en leg presentatieteksten, badges, attributen en het draaiboek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.