Organiser un cabaret du jubilé sans rien laisser au dernier moment

Un cabaret du jubilé demande de coordonner un programme artistique, des invités, un repas et une installation technique. Commencez par fixer la date, le lieu et le déroulé général avant de réserver les artistes ou le matériel. Les inscriptions servent ensuite à confirmer le nombre de convives et leurs besoins alimentaires. La dernière semaine, concentrez-vous sur les fichiers musicaux, les textes, les badges, les boissons et les vérifications de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Composer le programme de cabaret
3 personnes
4
Réserver les artistes qui se produisent
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Établir la liste définitive des invités
11
Faire les réservations de matériel
12
Réserver le mobilier
13
Composer le menu traiteur
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Stocker les boissons au frais
2 personnes
17
Installer les courses non périssables
18
Rassembler les textes et accessoires de cabaret
3 personnes
19
Préparer techniquement les spectacles
3 personnes
20
Rassembler les fichiers musicaux
21
Imprimer les textes de présentation
22
Préparer les badges nominatifs
23
Imprimer le déroulé

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la salle
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Dégager la zone du podium
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Installer l’équipement sonore
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester la musique et les présentations
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer les boissons
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Aménager la loge des artistes
41
Effectuer une courte répétition technique
4 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir le repas chaud
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
54
Servir le dessert
2 personnes
55
Animer le deuxième bloc de cabaret
2 personnes
56
Assurer le moment anniversaire
3 personnes
57
Servir le dernier verre
2 personnes
58
Raccompagner les invités
2 personnes
59
Conserver les restes alimentaires au frais
2 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter le matériel audio
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer la cuisine
2 personnes
67
Nettoyer les toilettes
68
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Tables de logeqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Poids pour ballonsqté 6
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Cadres photoqté 10
Collage photoqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le lieu et le rythme de la soirée : prévoyez notamment les temps d’accueil, de repas et de spectacle avant de composer le programme du cabaret.
Réservez les artistes, le mobilier et le matériel technique dès que le programme prend forme. Vérifiez que la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de micro et les câbles sont compatibles avec le lieu.
Envoyez les invitations avec une date limite de réponse, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Établissez la liste définitive des invités avant de confirmer le menu, les quantités et le plan de salle.
Ne gardez pas les éléments techniques pour le jour même : rassemblez les fichiers musicaux, les textes de présentation et les accessoires, puis faites un essai avec l’ordinateur portable, les projecteurs LED et les rallonges.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier les chaises, les tables, les tables de buffet et l’éclairage. Stockez les boissons au frais et gardez des piles de rechange accessibles avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un cabaret du jubilé ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un cabaret du jubilé ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la soirée, avec une date limite de réponse fixée 3 semaines avant. Faites une relance 10 à 14 jours avant cette échéance pour pouvoir établir la liste définitive.
Combien de temps prévoir pour les réglages techniques ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place avant l’accueil des invités. Testez les microphones, la table de mixage, les fichiers musicaux, les projecteurs et chaque rallonge électrique dans leur configuration réelle.
Quand acheter les boissons et les produits non périssables ?: Faites les courses non périssables 3 à 5 jours avant, puis stockez les boissons au frais la veille. Les produits frais et le menu traiteur doivent être confirmés selon le nombre définitif de convives.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.