Cómo organizar un cabaré de aniversario sin perder el control

Un cabaré de aniversario combina una celebración, varias actuaciones y una parte técnica que no conviene dejar para el último día. Empieza fijando la fecha, el programa y la distribución de la sala; después confirma artistas, invitados, catering y reservas. Durante la última semana, reúne los textos, la música y el equipo, y deja por escrito quién hace cada tarea. El día del evento, abre la ubicación con tiempo suficiente para probar sonido, iluminación y orden de la sala.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
3
Preparar el programa de cabaret
3 personas
4
Registrar a los artistas que actúan
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar recordatorio a los invitados
10
Hacer la lista definitiva de invitados
11
Hacer reservas de equipo
12
Hacer reservas de mobiliario
13
Preparar el menú de catering
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
17
Preparar la compra de productos no perecederos
18
Reunir los textos y accesorios del cabaré
3 personas
19
Preparar técnicamente las actuaciones
3 personas
20
Reunir archivos de música
21
Imprimir textos de presentación
22
Preparar acreditaciones
23
Imprimir el plan de trabajo

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Comprobar la sala
2 personas
26
Montar mesas y sillas
4 personas
27
Despejar la zona del escenario
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Montar la iluminación
2 personas
30
Montar el equipo de sonido
3 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar la música y las presentaciones
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Preparar las bebidas
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Montar el camerino de los artistas
41
Realizar un breve ensayo técnico
4 personas
42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
44
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Coordinar el programa de cabaret
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Reponer el bufé del descanso
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir la comida caliente
4 personas
52
Servir comidas especiales
2 personas
53
Montar el buffet de postres
2 personas
54
Servir el postre
2 personas
55
Coordinar el segundo bloque de cabaret
2 personas
56
Gestionar el momento del aniversario
3 personas
57
Servir la bebida de cierre
2 personas
58
Despedir a los invitados
2 personas
59
Guardar los restos de comida refrigerados
2 personas

Seguimiento

60
Recoger la basura
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Limpiar la cocina
2 personas
67
Limpiar los baños
68
Comprobar el stock y el material
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Recoger el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Caja DI
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Pesos para globoscant. 6
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 8
Marcos de fotoscant. 10
Fotocollagecant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Copas de champáncant. 90
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas térmicascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobascant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Incluye la duración aproximada de cada actuación y deja al menos 10 minutos entre bloques para cambios de micrófono, música o vestuario.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes preparar la lista definitiva y ajustar el menú sin hacer compras de última hora.
Reserva con antelación el mobiliario y el equipo técnico: sillas, mesas, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, focos y trípodes. Comprueba también cables, regletas, baterías y un enrollacables antes de transportarlo todo.
Prepara una carpeta única para el cabaré con los textos de presentación, archivos de música, acreditaciones y el plan de trabajo impreso. Guarda una copia de la música en el portátil y otra en una memoria o dispositivo alternativo.
Abre la sala al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Primero comprueba la disposición de mesas y sillas; después prueba cada micrófono, la música, la iluminación y la conexión HDMI, y deja las bebidas refrigerándose mientras termina el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cabaré de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala, confirmar artistas y encargar el mobiliario y el equipo. Deja la lista definitiva de invitados y el menú cerrados durante la última semana.
¿Cuánto tiempo debe durar un cabaré de aniversario?: Calcula entre 60 y 90 minutos de actuaciones, divididos en bloques de 15 a 25 minutos. Añade pausas de 10 minutos para cambios técnicos y deja espacio para la comida o la celebración sin actuaciones.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes e indica cómo confirmar la asistencia. Envía un recordatorio 7 días antes y fija la fecha límite de inscripción al menos 10 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo hace falta para preparar el equipo del cabaré?: Reserva como mínimo 2 horas el día del evento para montar y probar sonido, iluminación y conexiones. Haz una prueba completa de cada actuación antes de que lleguen los invitados, incluidos los archivos de música y los micrófonos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.