Checklist voor een jubileumbijeenkomst organiseren

Een jubileumbijeenkomst vraagt vooral om goede volgorde en duidelijke deadlines. Leg eerst datum en locatie vast, regel daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en bijdragen voor muziek en foto’s. In de laatste week maak je de gastenlijst definitief, schrijf je naamkaartjes en controleer je programma en techniek. Op de dag zelf draait alles om timing: locatie inrichten, dranken koelen, catering ontvangen en presentatie en geluid testen voordat de gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Cateringafspraken maken
2 personen
Muziek en foto's verzamelen
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers en jubilaris informeren
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotohoek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie en foto's testen
2 personen
Catering ontvangen
2 personen
Buffet en gebak klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Welkomstwoord begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's en video tonen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kledinghangersaantal 30

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Taartmes
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 8
Fotolijstjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Fotoachtergrond
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Vaatwaskrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging niet pas na het programma: vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je cateringafspraken op tijd kunt aanpassen. Maak na de sluitingsdatum één definitieve gastenlijst.
Plan een aparte technische test voor laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoon. Controleer daarbij ook verlengkabels en stekkerdozen; zonder die laatste twee loopt een presentatie snel vast.
Zet het buffet pas klaar nadat de catering is ontvangen en controleer vooraf waar tafels, serveerschalen, opscheplepels en serveertangen komen. Zo voorkom je zoeken naar materiaal terwijl gasten al aanschuiven.
Koel dranken ruim vóór ontvangst van de gasten en verdeel water, wijn en andere dranken over meerdere punten als de groep groot is. Controleer ook of er genoeg glazen, servies en besteksets klaarliggen.
Maak de fotohoek en versiering vóór de laatste programmacheck af. Ballonnen, een ballonnenboog en slingers staan dan klaar zonder dat iemand tijdens de ontvangst nog op een ladder hoeft te staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumbijeenkomst organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie duidelijk zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig verzamelt.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk in de laatste week vóór de bijeenkomst. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering, tafelindeling en het controleren van het aantal servies- en besteksets.
Wanneer moet ik de techniek voor een jubileumbijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon vóór de gasten arriveren, met de presentatie en foto’s al geopend. Trek minimaal tijd uit voor een volledige doorloop, inclusief geluid en aansluitingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan voldoende voorbereidingstijd voor tafels, stoelen, buffet, servies, decoratie en de fotohoek. Rond de inrichting af voordat de catering wordt ontvangen, zodat je daarna alleen nog het buffet en gebak hoeft klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.