Checklist para organizar un encuentro de aniversario

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar ausencias, preferencias dietéticas y el número definitivo de invitados.
• Cierra el catering después de recopilar las preferencias alimentarias y vuelve a confirmar cantidades 3 o 4 días antes. Así puedes ajustar el buffet, la repostería, los platos y los cubiertos sin hacerlo el mismo día.
• Prepara el programa final como máximo una semana antes y comunícalo a los ponentes y a la persona homenajeada. Reserva bloques concretos para la presentación, las fotos, la música y los discursos para evitar retrasos.
• Enfría las bebidas varias horas antes y prepara aperitivos, vajilla y cubiertos antes de montar el buffet. Comprueba que haya mesas separadas para la comida, las bebidas y la repostería.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono inalámbrico el día anterior. Conecta también los cables alargadores y las regletas, y deja preparada una alternativa si la presentación o las fotos no se reproducen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para un encuentro de aniversario?

Envíalas unas 4 semanas antes del encuentro y establece una fecha límite de respuesta 10 o 14 días antes. Envía un recordatorio aproximadamente una semana antes para cerrar la lista definitiva de invitados.

¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?

Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de contratar o cerrar el catering. Confirma la cantidad final entre 3 y 4 días antes, cuando ya puedas ajustar el buffet y la repostería.

¿Cuándo debo preparar la presentación y las fotos del aniversario?

Reúne la música y las fotos durante las semanas previas, y prueba la presentación completa como mínimo 24 horas antes. El día del encuentro vuelve a comprobar el portátil, el proyector, la pantalla y el sonido antes de que lleguen los invitados.

¿Cuánto tiempo antes se monta el lugar del encuentro?

Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes: comprueba el lugar, coloca mesas y sillas, prepara el buffet, cuelga la decoración y monta el rincón de fotos. Conecta y prueba el equipo audiovisual antes de recibir el catering o abrir las puertas.

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