Jubiläumsveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Jubiläumsveranstaltung gelingt, wenn Zusagen, Essenswünsche und Ablauf früh feststehen. Beginnen Sie mit Datum und Ort, verschicken Sie die Einladungen rechtzeitig und halten Sie Anmeldungen laufend fest. In den letzten Tagen kommen Namensschilder, Einkäufe, Getränke und Technik hinzu. Am Veranstaltungstag brauchen Buffet, Präsentation, Fotoecke und Sitzordnung feste Zuständigkeiten. Diese Checkliste führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
Musik und Fotos sammeln
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Redner und Jubilar informieren
Erinnerung senden
Endgültige Gästeliste erstellen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotoecke einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Präsentation und Fotos testen
2 Personen
Catering entgegennehmen
2 Personen
Buffet und Kuchen bereitstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Letzte Raumkontrolle durchführen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks ausgeben
3 Personen
Begrüßungsrede moderieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fotos und Video zeigen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Gebäck anschneiden
2 Personen
Reden begleiten
2 Personen
Musik organisieren
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Soundequipment aufräumen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 30
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- KuchenplattenAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- Tortenmesser
- ServierzangenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Laptops
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- GirlandenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- VasenAnz. 8
- FotorahmenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 55
- Foto-Hintergrund
- TischnummernAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- GeschirrspülkistenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicken Sie die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und setzen Sie eine Rückmeldefrist, die 3 Wochen vor der Feier endet. So bleibt Zeit für Gästeliste, Namensschilder und Catering.
- Fragen Sie bei der Anmeldung direkt nach Ernährungswünschen und übertragen Sie die Angaben spätestens 10 Tage vorher an das Catering. Planen Sie vegetarische, vegane oder allergenfreie Portionen nicht erst am Veranstaltungstag.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon 2 bis 3 Tage vorher mit der tatsächlichen Präsentation. Prüfen Sie auch zwei Verlängerungskabel und legen Sie Ersatzbatterien für das Mikrofon bereit.
- Kühlen Sie Getränke am Vortag und rechnen Sie für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stellen Sie außerdem Wasser, Gläser sowie Kühlboxen so auf, dass Gäste nicht am Buffet warten müssen.
- Bauen Sie Tische, Stühle, Buffetische und die Fotoecke mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste auf. Hängen Sie Ballons und Girlanden erst danach auf, damit Dekoration und Technik beim Aufbau nicht im Weg sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Jubiläumsveranstaltung einladen?
- Verschicken Sie die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Legen Sie die Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Veranstaltung fest, damit Sie Catering, Sitzplätze und Namensschilder planen können.
- Wann muss das Catering für eine Jubiläumsveranstaltung bestellt werden?
- Schließen Sie die Catering-Vereinbarung spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin ab. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten Sie 7 bis 10 Tage vorher bestätigen.
- Wie lange vorher muss man eine Jubiläumsveranstaltung vorbereiten?
- Beginnen Sie etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Für Programm, Redner, Technik und Dekoration sollten die letzten Prüfungen 2 bis 3 Tage vor der Feier abgeschlossen sein.
- Wie viele Gläser und Teller braucht man für eine Jubiläumsveranstaltung?
- Planen Sie pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, ein Wasserglas und ein Besteckset ein. Bei Wein und Kaffee rechnen Sie zusätzlich mit jeweils einem Weinglas und einer Kaffeetasse pro Person; 10 Prozent Reserve vermeiden Engpässe.
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