Wat heb je nodig voor een jubileumopen dag?

Voor een jubileumopen dag heb je meer nodig dan koffie, taart en een paar tafels. Bezoekers bewegen tussen registratie, presentaties, rondleidingen en informele gesprekken, dus richt de inrichting daarop in. Denk vooraf aan voldoende zitplaatsen, servies voor koffie en gebak, gekoelde dranken, routebordjes en materiaal voor presentaties. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen, lenen of reserveren voordat de locatie opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor taartaantal 4
Taartmesaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Beeldscherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Jubileumbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Gastenboek
Fotolijstenaantal 12
Wasknijpersaantal 50
Routebordjesaantal 12
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bitter lemon - 6 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Plat mineraalwater - 18 flessen
- Appelsap - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Pilsener - 5 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Chips naturel - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Gezouten pinda's - 4 zakken
- Borrelnoten - 6 zakken
- Groentesticks - 8 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Wortels - 5 kilo
- Paprika's - 20 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Meloenen - 6 stuks
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini pistolets - 120 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Vegetarische spreads - 2 kilo
- Kruidenkaas - 1 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Satésaus - 2 potten
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 3 potten
- Mini gehaktballetjes - 6 kilo
- Vegetarische balletjes - 3 kilo
- Mini quiches - 120 stuks
- Mini loempia's - 120 stuks
- Gevulde wraps - 100 stuks
- Zoute stengels - 6 dozen
- Toastjes - 10 pakken
- Crackers - 8 pakken
- Taart - 6 taarten
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Aardbeien - 4 kilo
- Citroenen - 20 stuks
- Verse munt - 10 bosjes
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Keukenhandschoenen - 4 paar

Tips

Reken voor koffie en thee op één kopje per bezoeker plus 10% extra. Plan daarnaast voldoende koffiekopjes, thermoskannen, filters en minimaal twee waterkokers of koffiezetapparaten als bezoekers verspreid binnenkomen.
Voor een jubileumopen dag met taart heb je per bezoeker een gebaksbordje en gebaksvorkje nodig, plus ongeveer 10% reserve. Leg een apart taartmes en serveerschalen klaar; die worden vaak pas gemist wanneer het buffet al open is.
Zet bij de ingang een registratietafel met de deelnemerslijst, pennen en programma’s. Maak routebordjes vooraf en plaats ze vóór opening, zodat vrijwilligers niet tijdens de eerste ontvangst nog hoeven te zoeken naar bevestigingsmateriaal.
Voorzie minstens één afvalbak bij het buffet en één bij de uitgang of buitenruimte. Gebruik koelboxen voor dranken die niet in een koelkast passen en koel ze al vóór de start, niet pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Controleer uiterlijk één dag vooraf of partytenten, klaptafels, klapstoelen, luidsprekers en het mengpaneel beschikbaar zijn. Bij wisselvallig weer heb je een plan nodig voor tenten én een droge plek voor presentatiemateriaal en elektrische apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een jubileumopen dag?: Neem per verwachte bezoeker één gebaksbordje, gebaksvorkje en koffiekopje. Bestel of leen daar 10% reserve bij; bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 stuks per onderdeel.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een open dag?: Reken op ongeveer 1,5 kopje koffie per bezoeker wanneer de open dag 2 tot 3 uur duurt. Voor 100 bezoekers komt dat neer op circa 150 kopjes, exclusief thee en water.
Wanneer moet ik dranken en verse producten regelen?: Plaats de cateringbestelling zodra het bezoekersaantal redelijk bekend is en haal verse producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken enkele uren vóór opening, zodat ze bij ontvangst koud zijn.
Hoeveel tafels en stoelen zijn nodig voor een jubileumopen dag?: Reserveer zitplaatsen voor ongeveer 30 tot 50% van de verwachte bezoekers tegelijk, afhankelijk van de duur van het programma. Bij 100 bezoekers betekent dat 30 tot 50 stoelen, naast buffettafels en een aparte registratietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.