Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes anniversaire ?

Une journée portes ouvertes anniversaire demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le service des boissons, les présentations et une circulation fluide dans le lieu. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter, de la table d’inscription aux tentes de réception. Pour les quantités, comptez une place assise pour environ deux visiteurs en même temps et prévoyez 10 à 15 % de vaisselle supplémentaire.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour gâteauqté 4
Couteau à gâteauqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écran
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Bannières d'anniversaireqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Livre d’or
Cadres photoqté 12
Pinces à lingeqté 50
Panneaux d’orientationqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Nettoyage

Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Pils - 5 casiers
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Cacahuètes apéritives - 6 sachets
- Bâtonnets de légumes - 8 kilos
- Concombre - 12 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Melons - 6 pièces
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pistolets - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Tartinades végétariennes - 2 kilos
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce satay - 2 pots
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mini boulettes de viande - 6 kilo
- Boulettes végétariennes - 3 kilo
- Mini quiches - 120 pièces
- Mini nems - 120 pièces
- Wraps garnis - 100 pièces
- Bâtonnets salés - 6 boîtes
- Toasts - 10 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Gâteau - 6 gâteaux
- Crème chantilly - 12 bombes
- Fraises - 4 kilos
- Citron - 20 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants de cuisine - 4 paires

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour les deux premières heures, surtout si les visiteurs circulent et ne rapportent pas toujours leur verre. Ajoutez des verres à eau et des verres à vin selon les boissons servies.
Pour le buffet, comptez une assiette par invité et 10 % de réserve. Prévoyez aussi au moins un plateau de service par plat important, plus un couteau à gâteau et un plateau dédié si un gâteau d’anniversaire est prévu.
Une seule table d’inscription devient vite insuffisante au-delà de 40 visiteurs attendus. Installez une table pour l’accueil et une seconde pour les listes, les informations ou les badges afin d’éviter une file dès l’ouverture.
Pour le café, prévoyez une machine ou une bouilloire pour environ 25 à 30 personnes, avec 1,2 tasse par invité et au moins deux thermos. Les filtres, les cuillères et les petits bols sont souvent oubliés au moment des courses.
N’attendez pas le jour même pour vérifier les tentes, les glacières et les poubelles. Contrôlez le matériel 48 heures avant, puis refroidissez les boissons la veille pour ne pas surcharger les réfrigérateurs le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Combien d’assiettes prévoir pour une journée portes ouvertes anniversaire ?: Prévoyez une assiette par personne attendue, plus 10 à 15 % de réserve. Pour 60 visiteurs, cela représente donc 66 à 69 assiettes, en distinguant les assiettes de dîner et les assiettes à gâteau.
Combien de verres faut-il acheter pour 50 personnes ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour les deux premières heures, soit 100 à 150 verres pour 50 visiteurs. Si les visiteurs restent plusieurs heures, ajoutez environ 20 % ou prévoyez un point de collecte et de lavage.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Récupérez les produits frais le jour même ou la veille, puis mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant l’ouverture.
Combien de tables faut-il pour l’accueil et le buffet ?: Prévoyez au minimum une table d’inscription, une table de buffet et une table séparée pour les boissons. Au-delà de 50 visiteurs, ajoutez une table d’accueil ou de présentation pour éviter que les files se mélangent.

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