Checklist voor een jubilarissenhuldiging organiseren

Een jubilarissenhuldiging vraagt om meer dan een zaal, taart en een paar toespraken. Je moet eerst de juiste jubilarissen bevestigen en daarna datum, locatie, catering en programma op elkaar afstemmen. In de laatste weken zitten vooral de details die vaak te laat komen: dieetwensen, parkeerinformatie, certificaten, naamkaartjes en techniek voor de toespraken. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een verzorgde bijeenkomst waarin iedere jubilaris op het juiste moment aandacht krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Jubilarissenlijst bevestigen
Datum en tijd vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Fotograaf vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Toespraken verzamelen
2 personen
Jubilarissen interviewen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Herinnering versturen
Cadeaus en onderscheidingen bestellen
Certificaten ontwerpen
Certificaten afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Tafelschikking maken
Muziek selecteren
Toespraken printen
Cadeaus inpakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

Jubilarissen ontvangen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Huldigingsprogramma presenteren
Onderscheidingen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Cadeaus veilig verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur opbergen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Cadeautafeldecoratieaantal 2
Fotowand
Cadeauzakkenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8
Certificatenaantal 12
Herdenkingsmappenaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de jubilarissenlijst voordat je uitnodigingen maakt. Controleer per persoon de juiste naam, jubileumduur en gewenste aanspreekvorm; fouten op certificaten en naamkaartjes zijn vlak voor de huldiging lastig te herstellen.
Leg de techniek minstens 1 week vooraf vast in het programma. Test laptop, presentatiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons samen op locatie en controleer of verlengkabels en stekkerdozen binnen bereik liggen.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de huldiging door aan de catering. Houd ook rekening met koffie, water en een apart moment voor hapjes of gebak.
Maak een aparte envelop of doos per jubilaris met cadeau, onderscheiding en certificaat. Controleer de volgorde van de toespraken en leg de geprinte teksten minimaal 1 dag vooraf klaar bij de microfoonstandaard.
Stuur parkeerinformatie en een herinnering uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst. Vermeld daarin de starttijd, ontvangstlocatie en eventuele wijzigingen, zodat gasten niet pas bij aankomst naar de juiste ingang hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubilarissenhuldiging organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de jubilarissenlijst te bevestigen, een locatie en catering te reserveren, uitnodigingen te versturen en onderscheidingen of cadeaus te bestellen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een jubilarissenhuldiging?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef gasten 2 tot 3 weken om te reageren. Vraag meteen dieetwensen en eventuele begeleiders uit, zodat je de catering uiterlijk 7 dagen voor de huldiging definitief kunt maken.
Hoeveel tijd plan je voor toespraken en het uitreiken van certificaten?: Reken per jubilaris op ongeveer 5 tot 8 minuten voor een korte toespraak, de huldiging en een foto. Bij 10 jubilarissen duurt dit onderdeel dus al snel 50 tot 80 minuten, exclusief pauzes en wisselmomenten.
Wanneer moet je de techniek voor een jubilarissenhuldiging testen?: Test alle apparatuur 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf, minstens 60 minuten voor ontvangst. Controleer vooral microfoons, luidsprekers, presentatiescherm, laptop, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.