Ehrung der Jubilare: Checkliste für die Organisation
Eine Ehrung der Jubilare wirkt persönlich, wenn Planung und Ablauf früh feststehen. Lege zuerst Jubiläumslisten, Datum, Uhrzeit und Location fest, bevor du Catering und Einladungen organisierst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reden, Auszeichnungen und die Sitzordnung. Plane außerdem Technik, Getränke und den Aufbau so, dass am Veranstaltungstag niemand nach Mikrofon, Zertifikaten oder Kaffeetassen suchen muss. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Jubiläumslisten bestätigen
Datum und Uhrzeit festlegen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Fotograf festlegen
Programm erstellen
2 Personen
Reden sammeln
2 Personen
Jubilare interviewen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Erinnerung senden
Geschenke und Auszeichnungen bestellen
Zertifikate gestalten
Zertifikate drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
Musik auswählen
Reden ausdrucken
Geschenke einpacken
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Empfangsteam briefen
3 Personen
Event
Jubilare empfangen
2 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Ehrungsprogramm präsentieren
Auszeichnungen überreichen
2 Personen
Gruppenfoto machen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Geburtstagstorte anschneiden
2 Personen
Abschiedsrede halten
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschenke sicher einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beschallungsanlage verstauen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
Fotos sicher speichern
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- KuchenplattenAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- Abendbesteck-SetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischläuferAnz. 8
- BallonsAnz. 50
- BallonbandAnz. 2
- Geschenktisch-DekorationAnz. 2
- Fotowand
- GeschenktütenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 60
- TischnummernAnz. 8
- ZertifikateAnz. 12
- GedenkmappenAnz. 12
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- StumpenkerzenAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere Location und Catering möglichst früh und kläre mindestens 4 Wochen vorher, wie viele Jubilare, Begleitpersonen und Gäste erwartet werden. So lassen sich Tische, Stühle und Buffetfläche passend planen.
- Verschicke Einladungen mit Anmeldefrist und frage dabei direkt Ernährungswünsche sowie Parkbedarf ab. Sende spätestens 7 Tage vor der Ehrung eine Erinnerung mit Uhrzeit, Adresse und Parkinformationen.
- Sammle Reden und Jubiläumsdaten nicht erst am Veranstaltungstag. Bitte die Redner mindestens 2 Wochen vorher um ihre Texte und drucke zusätzlich eine Papierkopie aus.
- Bestelle Geschenke, Auszeichnungen und Zertifikate mit Zeitreserve: Rechne für Gestaltung, Druck und mögliche Korrekturen mindestens 10 Werktage ein. Prüfe Namen, Jubiläumsdauer und Reihenfolge vor dem Einpacken.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm spätestens am Vortag. Stelle Getränke kalt und bereite Snacks so vor, dass Kaffee, Wasser und Geschirr zum Beginn sofort bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Ehrung der Jubilare planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Jubiläumslisten, Termin und Location. Für Einladungen, Catering und Auszeichnungen bleiben dann mehrere Wochen für Rückmeldungen und Korrekturen.
- Wann sollte man die Einladungen zur Jubilarfeier verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Ehrung und setze eine Anmeldefrist rund 14 Tage vorher. Eine Erinnerung mit Parkinformationen und Beginn sollte 7 Tage vor der Veranstaltung folgen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Ehrung der Jubilare?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Wasser, Kaffee und Tee für alle Gäste eingeplant werden.
- Wann müssen Zertifikate und Geschenke bestellt werden?
- Bestelle Geschenke und Auszeichnungen mindestens 10 Werktage vor dem Termin. Zertifikate solltest du spätestens 5 bis 7 Tage vorher drucken und anhand der bestätigten Jubiläumslisten kontrollieren.
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