Checklist pour organiser une cérémonie des jubilaires

Une cérémonie des jubilaires réussie repose surtout sur un calendrier précis. Commencez par confirmer la liste des personnes honorées, puis bloquez la date, le lieu et le traiteur avant d’envoyer les invitations. Les discours, les certificats, les cadeaux et le plan de table demandent davantage de temps qu’on ne le pense. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’aux boissons mises au frais et aux derniers encas le jour de la cérémonie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la liste des jubilaires
Fixer la date et l’heure
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le photographe
Élaborer le programme
2 personnes
Rassembler les discours
2 personnes
Interviewer les jubilaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer un rappel
Commander les cadeaux et les distinctions
Concevoir les certificats
Imprimer les certificats
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Établir le plan de table
Sélectionner la musique
Imprimer les discours
Emballer les cadeaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les jubilaires
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter le programme d’hommage
Remettre les distinctions
2 personnes
Prendre une photo de groupe
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les cadeaux en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 10

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de présentation

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 8
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Décoration de la table des cadeauxqté 2
Mur photo
Sacs cadeauxqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8
Certificatsqté 12
Dossiers commémoratifsqté 12

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4
Bougies LEDqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, le traiteur et le photographe dès que la date et l’horaire sont fixés. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations et organiser les besoins techniques.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située 3 semaines avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les régimes alimentaires, de finaliser les quantités et d’établir le plan de table.
Demandez les discours et réalisez les interviews des jubilaires au moins 10 jours avant l’événement. Imprimez ensuite les textes et gardez une copie sur l’ordinateur utilisé pour la présentation.
Commandez les cadeaux, distinctions et certificats au moins 4 semaines à l’avance. Les certificats doivent être relus avant impression, puis les cadeaux emballés et regroupés par personne.
Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, ordinateur et écran 1 à 2 heures avant l’arrivée des invités. Mettez les boissons au frais et préparez les encas pendant cette même période, afin de ne pas interrompre la cérémonie.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie des jubilaires ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une réponse demandée au plus tard 3 semaines avant. Ce délai permet de confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer les discours des jubilaires ?: Commencez à les rassembler au moins 3 semaines avant la cérémonie. Fixez une version définitive 10 jours avant, puis imprimez les textes et préparez une copie de secours le jour même.
Quand commander les cadeaux et certificats pour les jubilaires ?: Passez la commande au minimum 4 semaines avant l’événement. Gardez ensuite 1 semaine pour vérifier les noms, corriger les certificats, les imprimer et emballer les cadeaux.
Quand finaliser le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Fixez la date limite d’inscription à environ 3 semaines avant la cérémonie. Transmettez les quantités et les contraintes alimentaires au traiteur au plus tard 10 à 14 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.