Checklist voor een jongerenraadbijeenkomst organiseren

Een jongerenraadbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en zaal. Je moet deelnemers op tijd informeren, werkvormen en discussievragen klaarzetten en controleren of presentaties en techniek werken. Ook de ontvangst, naamkaartjes, catering en dieetwensen bepalen hoe soepel de bijeenkomst start. Met deze checklist werk je van programma en uitnodiging naar zaalopstelling, materialen en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Sprekersbriefing versturen
Presentaties verzamelen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Discussievragen afdrukken
Aanwezigheidslijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Dranken koelen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon en speakers testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Werkmaterialen per tafel verdelen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Programma toelichten
Presentatie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzedranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Discussiegroepen indelen
2 personen
Discussiegroepen begeleiden
5 personen
Resultaten per groep verzamelen
2 personen
Resultaten presenteren
2 personen
Buffet opnieuw aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Servies naar de keuken brengen
2 personen
Dranken bijvullen
Actiepunten verzamelen
2 personen
Besluiten hardop bevestigen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Presentaties en notities archiveren
Bedankbericht versturen
Actiepunten verspreiden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 36
Kommetjesaantal 36
Glazenaantal 48
Koffiekopjesaantal 36
Vorkenaantal 36
Messenaantal 36
Lepelsaantal 36
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Tafelkleedaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 4
Post-itsaantal 12
Kleurstickersaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld begin- en eindtijd, locatie, onderwerpen en eventuele voorbereiding, zodat deelnemers weten hoeveel tijd ze moeten reserveren.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst in de cateringbestelling. Controleer daarna of er passende opties en voldoende servies zijn.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de start: test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en speaker samen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar op de plek waar ze nodig zijn.
Maak de ontvangsttafel vóór binnenkomst compleet met aanwezigheidslijst en naamkaartjes. Leg ook de deelnemersinformatie en het definitieve programma klaar, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te zoeken.
Zet presentaties vooraf op de laptop en leg discussievragen en werkvormmaterialen per onderdeel klaar. Reserveer minstens 30 minuten voor tafels, stoelen, statafels, buffet en gekoelde dranken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jongerenraadbijeenkomst versturen?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, programma en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst een herinnering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jongerenraadbijeenkomst klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten op locatie voor zaalindeling, ontvangsttafel, naamkaartjes, materialen, catering en techniek. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van presentaties en apparatuur.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een jongerenraadbijeenkomst verzamelen?: Vraag dieetwensen mee op het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Geef het definitieve aantal en de dieetopties daarna door aan de catering.
Wat moet ik vlak voor de start van een jongerenraadbijeenkomst controleren?: Controleer 30 minuten vooraf de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, presentaties, discussievragen, werkvormen, drankjes en catering. Test ook opnieuw beeld en geluid, omdat kabels of instellingen na het klaarzetten kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.