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Checkliste für die Jugendratsversammlung

Eine Jugendratsversammlung braucht mehr als einen reservierten Raum und ein Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen rechtzeitig bündeln, den Raum für Diskussionen vorbereiten und Empfang sowie Technik am Veranstaltungstag koordinieren. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung – vom Termin und der Einladung bis zu Namensschildern, gekühlten Getränken und getesteten Kabeln. So erkennst du früh, was häufig vergessen oder erst am selben Tag erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Sprecherbriefing versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Diskussionsfragen drucken

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Getränke kühlen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Arbeitsmaterialien pro Tisch verteilen

    2 Personen

  • Saal und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Programm vorstellen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Diskussionsgruppen einteilen

    2 Personen

  • Diskussionsgruppen betreuen

    5 Personen

  • Ergebnisse nach Gruppe sammeln

    2 Personen

  • Ergebnisse präsentieren

    2 Personen

  • Buffet wieder auffüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Geschirr in die Küche bringen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Aktionspunkte sammeln

    2 Personen

  • Beschlüsse laut bestätigen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Präsentationen und Notizen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Aktionspunkte verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2
  • StehtischeAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 36
  • SchälchenAnz. 36
  • GläserAnz. 48
  • KaffeetassenAnz. 36
  • GabelnAnz. 36
  • MesserAnz. 36
  • LöffelAnz. 36
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 24
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 36

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 36
  • TischdeckeAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 4
  • Post-itsAnz. 12
  • FarbaufkleberAnz. 6

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 4

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. Sende das endgültige Programm zusätzlich einige Tage vor der Versammlung an alle Teilnehmenden.
  • Plane für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Rückfragen eine feste Frist ein. Verschicke danach eine Erinnerung und übergib die aktualisierte Anwesenheitsliste an den Empfang.
  • Sammle Präsentationen und Sprecherbriefings spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Öffne jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Laptop, statt Kompatibilitätsprobleme erst während der Sitzung zu entdecken.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag gemeinsam. Lege mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und prüfe, ob alle Anschlüsse erreichbar sind.
  • Richte Empfangstisch, Namensschilder und Anwesenheitsliste vor dem Einlass ein. Stelle Tische und Stühle nach der Raumaufteilung auf, kühle Getränke rechtzeitig und halte Geschirr sowie Servierutensilien am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jugendratsversammlung planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Einladungen zur Jugendratsversammlung verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vor der Versammlung. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher und sende danach eine Erinnerung an Personen, von denen noch keine Rückmeldung vorliegt.
Wann sollte die Technik für eine Jugendratsversammlung getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor Beginn den Aufbau und alle Präsentationen.
Wie viel Verpflegung braucht eine Jugendratsversammlung?
Plane die Mengen nach der erwarteten Teilnehmendenzahl und erfasse Sonderkost spätestens 7 Tage vorher. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; für Kaffee und Tee müssen Kaffeemaschine, Wasserkocher, Thermoskannen und Tassen am Buffet bereitstehen.

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