Checklist pour organiser une réunion du conseil des jeunes

Une réunion du conseil des jeunes demande plus qu’une date et une salle. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, les échanges, les repas et la technique sans perdre de vue le déroulement de la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la préparation du programme jusqu’à l’accueil des participants. Elle inclut aussi les vérifications souvent oubliées, comme les besoins alimentaires, les badges et les câbles nécessaires aux présentations.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Envoyer le briefing des intervenants
Rassembler les présentations
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Imprimer les questions de discussion
Faire la liste des présences
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les présentations
Refroidir les boissons
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Répartir le matériel par table
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Présenter le programme
Animer la présentation
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons de la pause
Servir les snacks de pause
2 personnes
Répartir les groupes de discussion
2 personnes
Animer les groupes de discussion
5 personnes
Collecter les résultats par groupe
2 personnes
Présenter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Recueillir les points d’action
2 personnes
Confirmer les décisions à voix haute
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver les présentations et les notes
Envoyer un message de remerciement
Distribuer les feuilles de route

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de buffetqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Petits bolsqté 36
Verresqté 48
Tasses à caféqté 36
Fourchettesqté 36
Couteauxqté 36
Cuillèresqté 36
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 36

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Pincesqté 4
Louchesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 36
Nappeqté 8
Panneaux directionnelsqté 4
Post-itqté 12
Autocollants de couleurqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les thèmes de discussion et les éventuels intervenants. Prévoyez ensuite un rappel quelques jours avant la réunion.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant. Cette marge laisse le temps d’adapter le catering et de préparer les quantités.
Envoyez séparément le programme aux participants et le briefing aux intervenants. Rassemblez les présentations avant le jour J afin de ne pas dépendre d’un fichier introuvable ou d’une connexion incertaine.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle au moins 24 heures à l’avance. Vérifiez aussi le micro sans fil et l’enceinte portable si plusieurs groupes doivent entendre les échanges.
Prévoyez une installation d’accueil distincte avec la liste des présences et les badges nominatifs. Installez les tables et les chaises avant l’arrivée du groupe, puis placez les boissons au frais et le matériel de buffet à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil des jeunes ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la réunion, surtout si plusieurs établissements ou intervenants sont concernés. Demandez une confirmation avec une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand commander le catering pour le conseil des jeunes ?: Passez la commande environ 7 jours avant la réunion, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez les quantités 2 à 3 jours avant, en tenant compte des désistements et des allergies signalées.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et les badges. Ajoutez 30 minutes si la salle doit être équipée d’un vidéoprojecteur, d’un écran et d’un système audio.
Quand tester le matériel technique d’une réunion ?: Faites un premier test la veille et un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez chaque câble, rallonge et multiprise, puis ouvrez les présentations sur l’ordinateur qui sera réellement utilisé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.