Zo organiseer je een jeugdtheatervoorstelling

Begin met de voorstelling, zaal en speeldata; pas daarna kun je kaartverkoop, uitnodigingen en promotie goed plannen. Werk vervolgens toe naar een complete productie: castgegevens, reserveringen, publieksinformatie, techniek, decor, kostuums en catering. Plan de laatste week vooral voor controles en tests, niet voor grote beslissingen. Op de speeldag draait alles om een duidelijke zaalindeling, een ingerichte entree en een draaiboek dat medewerkers snel kunnen raadplegen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en zaal vastleggen
2
Speeldata en tijden bevestigen
3
Vergunningen en voorwaarden controleren
4
Kaartverkoop instellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotietekst en poster maken
2 personen
7
Posters verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Castlijst en contactgegevens controleren
11
Reserveringen bevestigen
12
Programma en publieksinformatie maken
2 personen
13
Draaiboek printen
14
Contactlijst voor medewerkers printen
15
Rekwisietenlijst controleren
2 personen
16
Kostuums controleren
2 personen
17
Decoronderdelen controleren
2 personen
18
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
19
Catering bestellen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
2 personen
22
Zaalindeling markeren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Entree en tickettafel opbouwen
2 personen
25
Publieksbewegwijzering ophangen
2 personen
26
Decor opbouwen
4 personen
27
Rekwisieten op hun plaats leggen
2 personen
28
Kostuums klaarleggen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Verlichting instellen
2 personen
31
Muziek en afspeellijst testen
32
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen
36
Programma's en zaalplattegrond klaarleggen

Event

37
Cast ontvangen
2 personen
38
Kleedkamers aanwijzen
39
Castbriefing geven
2 personen
40
Doorloop met techniek uitvoeren
4 personen
41
Entree bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
46
Voorstelling begeleiden
3 personen
47
Lichtstanden bedienen
48
Geluid en muziek bedienen
49
Rekwisieten wisselen
2 personen
50
Pauzedranken bijvullen
2 personen
51
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
52
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
53
Castfoto maken
2 personen
54
Publieksreacties verzamelen
55
Kleedkamers opruimen
2 personen
56
Castmaaltijd serveren
2 personen
57
Avondvoorstelling voorbereiden
4 personen
58
Avondentree bemannen
2 personen
59
Avondbezoekers ontvangen
3 personen
60
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
61
Avondlicht en geluid bedienen
2 personen
62
Publiek na afloop begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Dranken en servies inzamelen
3 personen
64
Decor afbreken
4 personen
65
Rekwisieten verzamelen
2 personen
66
Kostuums verzamelen
2 personen
67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Verlichting uitschakelen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Zaal vegen en dweilen
2 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Materialen laden
3 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
78
Gevonden voorwerpen afhandelen
79
Bezoekersmail versturen
80
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Laptop
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Slingersaantal 10
Plakgumaantal 4
Postersaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalzakhouderaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg voorstelling, zaal en speeldata eerst vast en controleer direct welke vergunningen en voorwaarden gelden. Zonder die informatie kun je kaartverkoop en uitnodigingen niet betrouwbaar openen.
Open de kaartverkoop pas nadat tijden, zaalcapaciteit en reserveringswijze zijn bevestigd. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling.
Plan techniek minstens één volledige test vóór de speeldag. Controleer niet alleen microfoons, mengpaneel en speakers, maar ook laptop, HDMI-adapter, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen.
Maak één productiecontrole voor cast, rekwisieten, kostuums en decor. Leg decorpanelen en achtergronddoek tijdig klaar en test verlichting op de plek waar de voorstelling daadwerkelijk speelt.
Richt de publieksroute vóór de inloop in: markeer de zaalindeling, zet de tickettafel klaar en hang pijlbordjes op. Print het draaiboek en de contactlijst voor medewerkers, zodat niemand op de speeldag naar losse berichten hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een jeugdtheatervoorstelling?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de eerste speelavond. Leg in de eerste 2 weken de voorstelling, zaal, speeldata, voorwaarden en kaartverkoop vast; daarna kun je promotie en productieplanning opbouwen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een jeugdvoorstelling te testen?: Plan minimaal 2 uur voor een volledige technische test en reserveer extra tijd voor problemen met aansluitingen. Test microfoons, mengpaneel, speakers, laptop, HDMI-adapter, verlichting en kabels op locatie, uiterlijk 1 dag vóór de voorstelling.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jeugdtheatervoorstelling?: Stuur de eerste uitnodigingen 4 tot 6 weken vóór de voorstelling en vermeld meteen datum, tijd, locatie en manier van reserveren. Stuur 7 dagen vooraf een bevestiging met publieksinformatie en eventuele praktische aanwijzingen.
Wat moet je op de dag van een jeugdtheatervoorstelling als eerste doen?: Begin 3 tot 4 uur vóór aanvang met materialen naar de locatie brengen, de zaalindeling markeren en techniek, decor en entree opbouwen. Controleer daarna cast- en medewerkersgegevens en loop het draaiboek minstens één keer gezamenlijk door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.