Organiser un spectacle de théâtre pour la jeunesse

Commencez par bloquer le spectacle, la salle, les dates et les horaires avant de lancer les invitations ou la billetterie. Ensuite, coordonnez les autorisations, la communication, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière phase concerne la préparation du lieu : costumes, accessoires, décor, technique, accueil et restauration. Prévoyez une répétition technique distincte et gardez une marge le jour même pour les branchements, la signalétique et l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le spectacle et la salle
2
Confirmer les dates et heures de représentation
3
Vérifier les permis et les conditions
4
Mettre en place la billetterie
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Créer le texte promotionnel et l’affiche
2 personnes
7
Distribuer les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier la liste des artistes et les coordonnées
11
Confirmer les réservations
12
Créer le programme et les informations au public
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Imprimer la liste de contacts du personnel
15
Vérifier la liste des accessoires
2 personnes
16
Vérifier les costumes
2 personnes
17
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
18
Tester la technique et les branchements
2 personnes
19
Commander le catering
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
22
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer l’entrée et le guichet billetterie
2 personnes
25
Installer la signalisation pour le public
2 personnes
26
Monter la décoration
4 personnes
27
Remettre les accessoires à leur place
2 personnes
28
Préparer les costumes
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Régler l’éclairage
2 personnes
31
Tester la musique et la playlist
32
Dégager les sorties de secours
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Aménager le point café et boissons
2 personnes
35
Préparer les en-cas
2 personnes
36
Préparer les programmes et le plan de salle

Événement

37
Accueillir la distribution
2 personnes
38
Désigner les vestiaires
39
Animer le briefing des artistes
2 personnes
40
Effectuer une répétition avec la technique
4 personnes
41
Tenir l'entrée
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Accompagner le public jusqu'à la salle
2 personnes
46
Animer le spectacle
3 personnes
47
Gérer les réglages d’éclairage
48
Gérer le son et la musique
49
Changer les accessoires
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
51
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
53
Prendre une photo de la distribution
2 personnes
54
Recueillir les réactions du public
55
Ranger les loges
2 personnes
56
Servir le repas de l’équipe
2 personnes
57
Préparer la représentation du soir
4 personnes
58
Assurer l’accueil du soir
2 personnes
59
Accueillir les visiteurs du soir
3 personnes
60
Animer la représentation du soir
3 personnes
61
Gérer l’éclairage et le son du soir
2 personnes
62
Accompagner le public après l'événement
2 personnes

Suivi

63
Collecter les boissons et la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le décor
4 personnes
65
Rassembler les accessoires
2 personnes
66
Rassembler les costumes
2 personnes
67
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
68
Éteindre l’éclairage
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Balayer et laver la salle
2 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Charger le matériel
3 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Ranger le stock restant
78
Gérer les objets trouvés
79
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
80
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Poubellesqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Guirlandesqté 10
Colle repositionnableqté 4
Affichesqté 20
Panneaux de directionqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 10
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Support pour sac poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et confirmez les horaires au moins 6 à 8 semaines avant la représentation. Vérifiez dès ce moment les permis, les conditions d’utilisation et l’heure à laquelle l’équipe peut accéder au lieu.
Ouvrez la billetterie avant de diffuser les affiches et les invitations. Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant le spectacle afin de confirmer les réservations, les contacts et les besoins alimentaires.
Préparez un dossier imprimé pour l’équipe : déroulé, programme destiné au public et liste des contacts du personnel. Gardez au moins deux exemplaires sur place, car les informations sur un téléphone deviennent vite difficiles à retrouver pendant l’installation.
Faites un test technique complet 24 à 48 heures avant l’ouverture des portes. Contrôlez les microphones sans fil, la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs LED, les rallonges, les multiprises et l’adaptateur HDMI, puis marquez les câbles avec du ruban gaffer.
Organisez l’arrivée du matériel en deux temps : décor, costumes et accessoires d’abord, puis tables, chaises, guichet et catering. Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’accueil du public pour installer la salle, la signalétique et l’entrée billetterie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de théâtre pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les autorisations, ouvrir la billetterie, communiquer sur le spectacle et confirmer les besoins techniques et alimentaires.
Quand faut-il confirmer les réservations et les repas ?: Demandez les inscriptions dès l’ouverture de la billetterie et clôturez-les 5 à 7 jours avant la représentation. Vous pourrez alors confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et la commande de catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle avant le spectacle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public, et davantage si le décor ou la technique doit être monté sur place. Les branchements, le test des microphones et la mise en place du guichet prennent souvent plus de temps que prévu.
Que faut-il tester avant un spectacle de théâtre jeunesse ?: Testez 24 à 48 heures avant l’ouverture les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs, les câbles et la diffusion vidéo éventuelle. Le jour même, faites un second contrôle rapide après l’installation pour repérer un câble déplacé ou une pile faible.

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