Zo organiseer je een jeugdtheatervoorstelling

Begin met de voorstelling, datum en zaal; die drie bepalen vrijwel de rest van je planning. Werk daarna het voorstellingsschema uit, verstuur uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en de bezoekerslijst centraal bij. Plan techniek, decor, kostuums en rekwisieten niet pas op de speeldag: test alles vooraf en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Op de dag zelf draait het om een logische opbouw van zaal, podium, foyer en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Voorstellingsschema maken
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Programma afdrukken
2 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Consumpties bestellen
12
Techniek testen
2 personen
13
Rekwisieten controleren
2 personen
14
Kostuums klaarleggen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
17
Zaal openen
2 personen
18
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
19
Stoelen opstellen
4 personen
20
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
21
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
22
Decor en achterdoek plaatsen
3 personen
23
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
24
Kostuumruimte inrichten
2 personen
25
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
26
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
27
Licht en geluid testen
3 personen
28
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
29
Hapjes op schalen leggen
2 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Programma's klaarleggen
32
Medewerkers briefen
33
Acteurs laten omkleden
2 personen

Event

34
Deuren openen
3 personen
35
Bezoekers ontvangen
4 personen
36
Programma's uitdelen
2 personen
37
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
38
Voorstelling starten
2 personen
39
Licht en geluid bedienen
2 personen
40
Rekwisieten wisselen
2 personen
41
Pauzedrankjes serveren
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes aanvullen
2 personen
44
Pauzezaal controleren
2 personen
45
Tweede bedrijf aankondigen
46
Bezoekers terug naar zaal begeleiden
3 personen
47
Eindapplaus begeleiden
2 personen
48
Acteurs begeleiden naar foyer
2 personen
49
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

51
Kostuums verzamelen
2 personen
52
Rekwisieten inpakken
3 personen
53
Decor afbreken
3 personen
54
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
55
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Koelboxen leegmaken
2 personen
59
Afval sorteren
2 personen
60
Foyer schoonmaken
3 personen
61
Zaal schoonmaken
3 personen
62
Toiletten nalopen
2 personen
63
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Materialen veilig opslaan
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
68
Bezoekerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Klaptafel ontvangst
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Mediaplayer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Werklichtenaantal 3

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve doekenaantal 6
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Routepijlenaantal 12
Welkomstbord

Servies

Glazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Servettenhouderaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelelementenaantal 16
Opbergkrattenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 2 weken voor de voorstelling een volledige techniektest met luidsprekers, versterker, mengpaneel, microfoons en mediaplayer. Test ook verlengkabels, stekkerdozen en LED-spots op de plek waar ze werkelijk komen te staan.
Maak het voorstellingsschema met vaste tijden voor zaal openen, techniek opbouwen, decor plaatsen, kostuums klaarleggen en ontvangst. Houd minstens 30 minuten tussen het afronden van de opbouw en de komst van bezoekers voor een laatste controle.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bijgewerkte bezoekerslijst en neem die lijst mee naar de ontvangsttafel. Print programma's en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor; op de speeldag ontbreekt vaak tijd om nog correcties te maken.
Richt de foyer in voordat je de zaal afmaakt: zet tafels, welkomstbord, routepijlen en eventuele afzetpalen klaar. Zo voorkom je dat bezoekers tijdens de laatste podiumcontroles door de speelruimte lopen.
Controleer rekwisieten en kostuums met een afvinklijst en leg alles per scène of opkomst klaar. Bewaar gekoelde consumpties in koelboxen of een koelkast en zet glazen, kopjes, borden, vorken en servetten pas na de technische opbouw klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdtheatervoorstelling organiseren?: Leg voorstelling, datum en zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de voorstelling en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je de bezoekerslijst, consumpties en zaalindeling kunt afronden.
Wanneer moet je de techniek van een jeugdtheatervoorstelling testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal een korte controle op de speeldag. Trek voor geluid, microfoons, licht en mediaplayer minimaal 60 minuten uit, inclusief controle van kabels en stroompunten.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal voor een jeugdtheatervoorstelling op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor stoelen, ontvangsttafels, podiumruimte, achtergronddoek, decor, licht en geluid. Plan daarna nog 30 minuten voor een inspectie van zaal, foyer, rekwisieten en kostuumruimte.
Wanneer regel je consumpties voor een jeugdtheatervoorstelling?: Bestel houdbare consumpties ongeveer 1 week vooraf en doe verse boodschappen 1 tot 2 dagen voor de voorstelling. Controleer de aantallen aan de hand van de bezoekerslijst en zet gekoelde voorraad op de dag zelf zo laat mogelijk klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.