Checklist voor een jeugdtheatervoorstelling organiseren

Een jeugdtheatervoorstelling vraagt om meer dan een podium en een repetitie. Je regelt de zaal, kaartverkoop en bezoekersinformatie ruim vooraf, en stemt daarna decor, kostuums, rekwisieten en techniek op elkaar af. Op de speeldag moeten ontvangst, kleedruimte, zaalopstelling en scèneovergangen tegelijk klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, met extra aandacht voor zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering vastleggen
Voorstellingsdatum bevestigen
Kaartverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Rolverdeling bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten sorteren
2 personen
Scèneovergangen oefenen
5 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en foyer controleren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Decor opbouwen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en kassa klaarzetten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Artiesten instrueren
2 personen

Event

Publieksontvangst openen
4 personen
Kaarten en programma's uitdelen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen

Nazorg

Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Foyer schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Werklampenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Decoratieve doekenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Recyclingbakkenaantal 3
Dweilset
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 2 weken voor de voorstelling een volledige technische doorloop. Test dan niet alleen geluid en verlichting, maar ook draadloze microfoons, verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen.
Sluit de kaartverkoop minimaal 3 dagen voor de voorstelling af als je een definitieve bezoekerslijst en zaalopstelling nodig hebt. Noteer dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften direct bij de aanmelding.
Maak voor de speeldag één controlepunt voor kostuums en rekwisieten. Leg per scène klaar wat nodig is en controleer vóór het openen van de zaal of decorstukken en kledingrekken de looproutes niet blokkeren.
Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor podium, decor, verlichting en geluid; houd daarna minimaal 30 minuten over voor de zaal, foyer, kleedruimte en ontvangst.
Zet dranken en eventuele catering pas na de technische opbouw klaar. Koelboxen, thermoskannen, herbruikbare bekers en afvalbakken moeten bereikbaar zijn zonder dat bezoekers of spelers door de speelruimte hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdtheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum en rolverdeling. Open de kaartverkoop uiterlijk 3 weken voor de voorstelling, zodat je tijd houdt voor uitnodigingen, promotie en het verwerken van aanmeldingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jeugdtheatervoorstelling op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur op de speeldag voor zaal, podium, decor, verlichting en geluid. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een laatste scène- en microfoontest voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet je de bezoekerslijst voor een jeugdtheatervoorstelling definitief maken?: Maak de lijst 2 tot 3 dagen voor de voorstelling definitief. Dan kun je stoelen en tafels goed opstellen, dieetwensen doorgeven en toegankelijkheid of extra ruimte nog regelen.
Wat moet je op de dag van een jeugdtheatervoorstelling controleren?: Controleer vóór de deuren opengaan de zaal, foyer, kleedruimte, podiumruimte, verlichting, geluid, kostuums en rekwisieten. Loop ook de scèneovergangen één keer door en controleer of pijlborden, welkomstbord en afvalbakken zichtbaar en bereikbaar staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.