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Jugendtheateraufführung organisieren: die Checkliste

Bei einer Jugendtheateraufführung laufen Bühnenarbeit und Veranstaltungsorganisation gleichzeitig. Zuerst stehen Saal, Termin und Ticketverkauf fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Probenplanung. In der letzten Woche müssen Rollen, Drehbuch, Kostüme und Requisiten vollständig sein. Am Aufführungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein getestetes Tonsystem und ein vorbereiteter Saal, damit die Jugendlichen sich auf ihren Auftritt konzentrieren können.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saalreservierung festlegen

  • Vorstellungsdatum bestätigen

  • Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Rollenverteilung bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Requisiten sortieren

    2 Personen

  • Übergänge der Szenen einüben

    5 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Foyer kontrollieren

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Künstler einweisen

    2 Personen

Event

  • Publikumsempfang öffnen

    4 Personen

  • Karten und Programme verteilen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    3 Personen

  • Aufführung begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause betreuen

    4 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Künstlermahlzeit servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Requisiten einpacken

    3 Personen

  • Kostüme einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Foyer reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • Klappstühle für KünstlerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • ArbeitslampenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • BallonsAnz. 80
  • Ballonpumpe
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • RecyclingbehälterAnz. 3
  • Wischset
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Saal und Aufführungstermin spätestens 8 Wochen vorher verbindlich fest. Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Uhrzeit, Einlass und maximale Besucherzahl geklärt sind.
  • Aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche und erfasse Ernährungswünsche bis 7 Tage vor der Aufführung. So fehlen am Tag selbst keine Informationen für Getränke und Verpflegung.
  • Plane die technische Probe nicht erst kurz vor dem Einlass: Teste Ton, Funkmikrofone, Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn.
  • Sortiere Kostüme und Requisiten nach Rollen und Szenen. Eine beschriftete Ablage mit einem festen Platz pro Gegenstand verhindert Verzögerungen bei schnellen Übergängen.
  • Richte Umkleide, Bühnenbereich und Foyer vor dem Einlass vollständig ein. Kontrolliere außerdem Wegweiser, Barrierefreiheit, Sitzordnung und Abfallbehälter mindestens 60 Minuten vorher.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jugendtheateraufführung planen?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Saalreservierung, Terminbestätigung und Ticketverkauf. Rollen, Szenenübergänge, Kostüme und Requisiten sollten spätestens 2 Wochen vor der Aufführung feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Jugendtheateraufführung starten?
Starte den Ticketverkauf etwa 6 Wochen vor dem Termin, sobald Saal, Uhrzeit und Platzkapazität bestätigt sind. Aktualisiere die Anmeldungen danach mindestens wöchentlich.
Wie früh muss der Saal am Aufführungstag geöffnet werden?
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn für Aufbau und Technik. Der Saal, das Foyer und der Bühnenbereich sollten 60 Minuten vor dem Einlass kontrolliert sein.
Wann sollten Kostüme und Requisiten bereitliegen?
Lege Kostüme und Requisiten spätestens 2 Wochen vorher vollständig zusammen und ordne sie nach Rollen und Szenen. Am Aufführungstag müssen sie mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an ihrem Platz liegen.

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