Checklist voor een goed georganiseerde jeugdroeiregatta

Een jeugdroeiregatta vraagt om meer dan boten en een starttijd. Je legt eerst het programma, de categorieën en het veiligheidsplan vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, startlijsten en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om materiaalcontrole, routes, prijzen en deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat op de wedstrijddag zowel jeugdroeiers, juryleden als begeleiders weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
3 personen
Reglement en veiligheidsplan opstellen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren en prijzen benaderen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Boten en roeimateriaal reserveren
2 personen
Veiligheidsboten reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parkeer- en looproute uitwerken
2 personen
Reserveringen controleren
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Inschrijving inrichten
3 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
Finish- en startlijn uitzetten
4 personen
Boeien en wedstrijdbanen plaatsen
6 personen
Boten te water laten
6 personen
Veiligheidsboten controleren
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdpapieren klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten toewijzen
3 personen
Roeiersbriefing geven
3 personen
Publiek welkom heten
2 personen
Wedstrijden starten
4 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishresultaten noteren
3 personen
Veiligheidsboten bemannen
6 personen
Roeiers begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Publiek informeren over vertrektijd
2 personen
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Boten uit het water halen
6 personen
Boeien en banen verwijderen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt opruimen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen afvoeren
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Materialen tellen en laden
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wedstrijdadministratie archiveren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Vuil materiaal reinigen
3 personen
Verbruikte materialen aanvullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Parasolvoetenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdbotenaantal 12
Veiligheidsbotenaantal 2
Roeiriemenaantal 30
Reddingsvesten jeugdaantal 40
Reddingsvesten volwassenenaantal 15
Wedstrijdboeienaantal 24
Boeilijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Peddelsaantal 6
Landvastenaantal 12
Draagbandenaantal 6
Handpompenaantal 4
Reserveonderdelen roeiboten

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Werphakenaantal 4
Nooddekensaantal 12
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Portofoonsaantal 10
Veiligheidslintaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Stopcontactbeveiligingaantal 6
Koelboxenaantal 8
Lijmklemmenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Broodmandenaantal 6
Snijhandschoenenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 12
Thermobekersaantal 30

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Boeibordjesaantal 20
Roeiverenigingsvlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Informatie

Whiteboardsaantal 4
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Startnummersaantal 150
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
A4-printpapieraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de wedstrijdcategorieën vroeg vast. Gebruik die gegevens voor het inschrijfformulier, de startlijsten, de uitnodigingen en de informatie aan deelnemers.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je boten reserveert. Plan naast reddingsvesten en EHBO-koffers ook veiligheidsboten, reddingsboeien, portofoons en duidelijke afspraken over noodsituaties.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de regatta. Verwerk daarna aanmeldingen, dieetwensen en eventuele ontbrekende gegevens voordat je startlijsten en deelnemersinformatie verstuurt.
Maak één vrijwilligersindeling met taken en tijden. Reserveer extra mensen voor ontvangst, start, finish, parkeerbegeleiding en het klaarzetten van afzethekken, tenten en tafels.
Controleer al het roeimateriaal uiterlijk de dag vóór de wedstrijd. Test stopwatches, portofoons en handpompen en leg reserveonderdelen, draagbanden en boeilijnen op een vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdroeiregatta organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Dan heb je tijd om de locatie, vergunningen, wedstrijdboten, veiligheidsboten, juryleden en vrijwilligers vast te leggen. Open de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken voor de wedstrijddag.
Wat moet er in het veiligheidsplan van een jeugdroeiregatta staan?: Beschrijf minimaal de vaar- en wedstrijdzone, de rol van de veiligheidsboten, reddingsmiddelen, communicatie via portofoons en de procedure bij een incident. Wijs vóór de start één veiligheidscoördinator aan en controleer alle middelen uiterlijk 24 uur vooraf.
Wanneer maak ik de startlijsten voor een jeugdroeiregatta?: Verwerk eerst alle inschrijvingen en sluit de deelnemersadministratie 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Maak daarna een voorlopige startlijst en verstuur de definitieve versie bij voorkeur 2 tot 3 dagen vóór de regatta.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het terrein op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en ongeveer 1 uur voor de eindcontrole. Zet tenten, tafels, afzethekken, start- en finishmaterialen en de bewegwijzering eerst klaar; controleer daarna boten, veiligheidsmateriaal en de parkeer- en looproute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.