Jugendruderregatta organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Jugendruderregatta müssen Sportbetrieb, Sicherheit und Organisation gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Wettkampfort, Kategorien und Programm fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Reglement, Sicherheitsplan, Genehmigungen, Boote, Rettungsmittel und Helfer. In den letzten Tagen geht es um Startlisten, Teilnehmerinformationen, Nummern, Preise, Materialkontrolle und gekühlte Getränke. Diese Checkliste hilft dir, die 73 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Wettkampfort bestätigen
2 Personen
Wettbewerbskategorien festlegen
3 Personen
Reglement und Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren und Preise kontaktieren
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Boote und Rudergeräte reservieren
2 Personen
Sicherheitsboote reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startlisten vorbereiten
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Park- und Laufweg ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen prüfen
Preise und Medaillen abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wettkampfgelände inspizieren
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Anmeldung einrichten
3 Personen
Cateringbereich einrichten
4 Personen
Start- und Ziellinie abstecken
4 Personen
Bojen und Wettkampfbahnen platzieren
6 Personen
Boote zu Wasser lassen
6 Personen
Sicherheitsboote kontrollieren
4 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Wettbewerbsunterlagen bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Boote zuweisen
3 Personen
Ruderer-Briefing geben
3 Personen
Publikum willkommen heißen
2 Personen
Wettkämpfe starten
4 Personen
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
Zielzeiten notieren
3 Personen
Sicherheitsboote besetzen
6 Personen
Ruderer begleiten
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Publikum über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
Publikum sicher hinausleiten
3 Personen

Nachbereitung

Boote aus dem Wasser holen
6 Personen
Bojen und Bahnen entfernen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich aufräumen
3 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle abtransportieren
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Materialien zählen und verladen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Wettkampfunterlagen archivieren
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Verschmutztes Material reinigen
3 Personen
Verbrauchte Materialien nachfüllen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
SchirmständerAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfboteAnz. 12
RettungsbooteAnz. 2
RuderblätterAnz. 30
Jugendliche RettungswestenAnz. 40
Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 15
WettkampfschwimmbojenAnz. 24
AbspannleinenAnz. 12
StartflaggenAnz. 4
ZielflaggenAnz. 4
StoppuhrenAnz. 8
PaddelAnz. 6
FestmacherleinenAnz. 12
TragegurteAnz. 6
HandpumpenAnz. 4
Ersatzteile für Ruderboote

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsringeAnz. 4
WurfhakenAnz. 4
NotfalldeckenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
PfeifenAnz. 12
FunkgeräteAnz. 10
SicherheitsbandAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
SteckdosensicherungAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
SchraubzwingenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchneidhandschuheAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 12
ThermobecherAnz. 30

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BojenschilderAnz. 20
RudervereinsflaggenAnz. 6
WegweiserAnz. 12

Informationen

WhiteboardsAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 150
StartnummernAnz. 150
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
A4-DruckpapierAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Wettkampfort, Genehmigungen und Sicherheitsplan mindestens 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch Zufahrten, Laufwege, Parkflächen und den Einsatz der Rettungsboote.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Kategorien, Reglement und Frist feststehen. Schließe die Anmeldung spätestens 10 Tage vor der Regatta, damit Startlisten und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Plane pro Wettkampfabschnitt feste Helfer für Start, Ziel, Steg, Strecke und Verpflegung ein. Weise die Freiwilligen mindestens 7 Tage vorher namentlich zu und versende anschließend die Teilnehmerinformationen.
Kontrolliere Wettkampfboote, Ruderblätter, Schwimmwesten, Bojen, Flaggen, Stoppuhren und Funkgeräte spätestens am Vortag. Ersatzteile, Handpumpen, Festmacherleinen und Tragegurte gehören ebenfalls in die Materialprüfung.
Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks am Veranstaltungstag frühzeitig vor. Hole Preise und Medaillen spätestens einen Tag vorher ab und sortiere die Startnummern nach Kategorie und Lauf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jugendruderregatta planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Wettkampfort, Kategorien, Reglement und Genehmigungen. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldung und Reservierungen für Boote und Sicherheitsmaterial laufen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Jugendruderregatta schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 10 Tage vor der Regatta. So bleiben dir mehrere Arbeitstage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Startlisten und Teilnehmerinformationen.
Wie viele Helfer braucht eine Jugendruderregatta?: Plane mindestens eine eingeteilte Person für jede zentrale Funktion ein: Start, Ziel, Strecke, Steg, Sicherheit, Anmeldung, Verpflegung und Parkplatz. Bei mehreren Läufen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Reservehelfer einteilen.
Wann muss man Sicherheitsausrüstung und Boote prüfen?: Führe eine vollständige Kontrolle am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungsmorgen nochmals Schwimmwesten, Rettungsringe, Funkgeräte, Boote, Ruderblätter und Flaggen. So bleiben Mängel noch rechtzeitig behebbar.

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