Checklist pour organiser une régate d’aviron des jeunes

Une régate d’aviron des jeunes demande une coordination précise entre les inscriptions, le parcours sur l’eau, la sécurité et l’accueil à terre. Ce plan rassemble 73 tâches et 83 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Vous y trouverez notamment les points souvent réglés trop tard : autorisations, bateaux de sécurité, listes de départ, gilets de sauvetage et répartition des bénévoles. Utilisez la checklist comme fil conducteur, de la définition du programme jusqu’au rangement après les courses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Confirmer le lieu de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
3 personnes
Rédiger le règlement et le plan de sécurité
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Solliciter les sponsors et les prix
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver les bateaux et le matériel d'aviron
2 personnes
Réserver les bateaux de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les listes de départ
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Élaborer le parcours de stationnement et de circulation
2 personnes
Vérifier les réservations
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Mettre en place l’inscription
3 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Définir la ligne d'arrivée et la ligne de départ
4 personnes
Installer les bouées et les couloirs de course
6 personnes
Mettre les bateaux à l’eau
6 personnes
Vérifier les bateaux de sécurité
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les documents de la compétition
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les bateaux
3 personnes
Donner le briefing aux rameurs
3 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Lancer les concours
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Noter les résultats d’arrivée
3 personnes
Affecter des bateaux de sécurité
6 personnes
Accompagner les rameurs
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Informer le public de l’heure de départ
2 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
Retirer les bouées et les couloirs
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le point traiteur
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Évacuer les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Compter et charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver l’administration du concours
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Nettoyer le matériel sale
3 personnes
Réapprovisionner les consommables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Pieds de parasolqté 4

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 12
Bateaux de sécuritéqté 2
Ramesqté 30
Gilets de sauvetage jeunesseqté 40
Gilets de sauvetage adultesqté 15
Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 12
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Chronomètresqté 8
Pagaiesqté 6
Aussièresqté 12
Sangles de transportqté 6
Pompes à mainqté 4
Pièces de rechange pour bateaux d’aviron

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Hameçons de lancerqté 4
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Talkies-walkiesqté 10
Ruban de sécuritéqté 6
Gants de travailqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Protection des prises électriquesqté 6
Glacièresqté 8
Serre-jointsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Gants de coupeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 12
Gobelets thermiquesqté 30

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Pancartes de bouéeqté 20
Drapeaux du club d’avironqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Informations

Tableaux blancsqté 4
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Numéros de départqté 150
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Papier d'impression A4qté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les distances, les horaires et les conditions de participation dès le départ.
Prévoyez les bateaux de sécurité, les gilets de sauvetage et les moyens de communication plusieurs semaines à l’avance. Le jour de la régate, chaque zone doit savoir qui intervient en cas d’incident.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les listes de départ, vérifier les besoins alimentaires et envoyer les horaires aux clubs. Un délai d’au moins 7 jours laisse le temps de corriger les erreurs.
Répartissez les bénévoles par mission et par créneau : accueil, embarquement, jury, circulation, ravitaillement et rangement. Donnez à chaque responsable un contact radio ou téléphonique avant l’ouverture du site.
Préparez la zone d’arrivée la veille lorsque c’est possible : tentes, tables, barrières, médailles, dossards et boissons. Vérifiez aussi les chronomètres, les fanions, les bouées et les pièces de rechange avant la première course.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une régate d’aviron des jeunes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date, surtout pour confirmer le lieu, les autorisations, les bateaux et les partenaires. Les inscriptions peuvent être ouvertes dès que le règlement et le programme sont validés.
Quand fermer les inscriptions pour une régate d’aviron ?: Prévoyez une clôture 7 à 10 jours avant la compétition. Il restera ainsi assez de temps pour traiter les inscriptions, préparer les listes de départ et transmettre les informations aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une régate d’aviron des jeunes ?: Prévoyez au minimum une équipe distincte pour l’accueil, le jury, la sécurité sur l’eau, les départs, les arrivées et la circulation. Pour une petite régate, comptez environ 2 à 3 bénévoles par poste clé, puis augmentez l’effectif selon le nombre de courses et de participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une régate d’aviron ?: Contrôlez les bateaux de compétition et de sécurité, les rames, les gilets, les bouées, les chronomètres, les radios et les trousses de premiers secours. Refroidissez les boissons, triez les dossards et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants.

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