Jeugdkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een jeugdkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie, tenten en een programma. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten op tijd compleet hebben. Daarna volgen de terreincontrole, teams, activiteiten, boodschappen en inrichting van het eet- en drinkpunt. Deze checklist zet de 49 taken en 39 spullen in een bruikbare volgorde, zodat je niet op de eerste kampdag nog formulieren, spelmateriaal of verlichting hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Noodcontacten afdrukken
Programma afdrukken
Locatie reserveren
Activiteitenlocaties controleren
2 personen
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Teams indelen
2 personen
Route voor speurtocht uitzetten
3 personen
Speurtochtopdrachten printen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Activiteitenstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Teambriefing geven
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma en regels uitleggen
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
Afscheid en uitgifte begeleiden
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en banken opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Kampeertentenaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 20
Klapkrukkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 60
Mokkenaantal 40
Schenk kannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Volleybal
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Blinddoekenaantal 10
Waterballonnenaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusdeken
Reflecterende hesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit aanmeldingen minimaal 2 weken voor het kamp en controleer daarna de deelnemerslijst tegen de toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten. Print de noodcontacten uiterlijk de dag ervoor.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een droogweer- en een regenscenario. Controleer per activiteit of je materiaal, een binnenalternatief en duidelijke spelregels hebt.
Zet de route voor de speurtocht minstens 2 dagen vooraf uit en loop hem zelf na. Print de opdrachten en leg ze per team klaar in opbergkratten.
Sorteer boodschappen en materialen per onderdeel, bijvoorbeeld ontbijt, eetpunt, speurtocht en sportactiviteiten. Zet dranken pas op de afgesproken koelmomenten koud, zodat koelboxen niet onnodig lang bezet zijn.
Plan op de kampdag eerst het terrein en de tenten, daarna tafels, banken en activiteitenstations. Test verlengkabels, stekkerdozen, speaker en megafon vóór deelnemers arriveren en leg zaklampen op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdkamp organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek, zodat je nog ontbrekende gegevens kunt opvragen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een jeugdkamp definitief maken?: Maak de lijst 7 tot 14 dagen vooraf definitief. Controleer daarna per deelnemer de aanmelding, toestemming, dieetwensen en noodcontacten en druk de actuele lijst en contactgegevens uiterlijk de dag ervoor af.
Wat moet ik meenemen naar een jeugdkamp?: Reken naast tenten en inrichting ook op servies, koelboxen, keukenmateriaal, sportmateriaal, verlichting en geluidsapparatuur. Controleer alle spullen 2 tot 3 dagen vooraf en sorteer ze per activiteit of gebruiksmoment.
Hoe bereid ik slecht weer voor tijdens een jeugdkamp?: Werk minimaal 1 week vooraf een alternatief programma uit en controleer of partytenten of binnenruimtes beschikbaar zijn. Zorg dat spelregels, opdrachten en materiaal voor het weerscenario apart klaarliggen, zodat je binnen 15 minuten kunt omschakelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.