Zo organiseer je een jeugddag zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en het programma; die bepalen hoeveel begeleiding, materiaal en voorbereiding je nodig hebt. Kies daarna activiteiten die passen bij de leeftijdsgroep en leg reserveringen op tijd vast. Open een aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en controleer toestemmingen voordat je de definitieve teamindeling maakt. Op de dag zelf helpen een geprinte contactlijst, naamkaartjes en een draaiboek om de inschrijving, activiteiten en pauzes soepel te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Activiteiten kiezen
3 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toestemmingen controleren
2 personen
11
Contactlijst maken
12
Teamindeling maken
2 personen
13
Draaiboek printen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Spelmateriaal controleren
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
28
Muziek testen
2 personen
29
Spelstations inrichten
5 personen
30
Sportveld uitzetten
3 personen
31
Creatieve tafel inrichten
2 personen
32
Dranken koud zetten
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Servicetafel inrichten
2 personen
35
EHBO-materialen klaarleggen
36
Aanmeldteam instrueren
2 personen
37
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

38
Ontvangst bezoekers
4 personen
39
Aanmeldingen registreren
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Openingsspel begeleiden
4 personen
42
Teamindeling bekendmaken
2 personen
43
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
44
Spelcircuit begeleiden
6 personen
45
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
46
Water uitdelen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Pauze begeleiden
4 personen
50
Middagprogramma begeleiden
6 personen
51
Barbecue voorbereiden
4 personen
52
Barbecue serveren
5 personen
53
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
54
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
55
Avondspel begeleiden
5 personen
56
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

59
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
60
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Afval afvoeren
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
6 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
71
Restanten wegzetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Barbecueaantal 3
Barbecuegereedschapaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 40
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Frisbeesaantal 8
Watersponzenaantal 30
Stopwatchaantal 4
Scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Touwtrektouw
Doeltjesaantal 4
Badmintonsetsaantal 4
Speelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Puzzelsaantal 6
Knutselmattenaantal 8
Knutselbakkenaantal 6
Schortenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 3
Naamkaartjesaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 30
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Handzeepaantal 6
Desinfecterende gelaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Koortsthermometersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en houd per activiteit 10 minuten overgangstijd vrij. Zo kun je groepen verplaatsen zonder dat de volgende ronde direct uitloopt.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en sluit het 5 tot 7 dagen voor de jeugddag. Gebruik de definitieve aanmeldingen voor de teamindeling, contactlijst en controle van dieetwensen.
Regel toestemmingen niet pas bij de inschrijftafel. Controleer ze minimaal 1 week vooraf en markeer ontbrekende formulieren op een aparte lijst voor het begeleidingsteam.
Controleer een week vooraf of alle spelmaterialen, voetballen en basketballen compleet zijn. Test luidsprekers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen tevoren.
Maak op de locatie drie duidelijke zones: inschrijving, activiteiten en eten. Zet de inschrijftafel met naamkaartjes klaar vóór aankomst en plaats afvalbakken bij de eetplek en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugddag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Regel reserveringen en uitnodigingen in de eerste 2 weken; plan de definitieve materialen- en weercontrole in de laatste week.
Hoeveel begeleiding heb je nodig voor een jeugddag?: Werk met minimaal 1 begeleider per activiteitengroep en wijs daarnaast 1 persoon aan voor inschrijving en 1 coördinator aan. Bij vier gelijktijdige groepen heb je dus minimaal 6 mensen nodig, exclusief keukenhulp.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een jeugddag?: Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor het evenement. Dan heb je tijd om groepen, naamkaartjes, dieetwensen, toestemmingen en de boodschappenlijst aan te passen.
Wat moet je de dag voor een jeugddag controleren?: Controleer het draaiboek, de weersverwachting, het spelmateriaal, de prijzen en medailles en de boodschappen. Leg ook tafels, stoelen, partytenten, bekers en servies klaar of wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.