Jugendtag organisieren: So planst du den Tag Schritt für Schritt

Ein Jugendtag braucht mehr als ein Programm und ein paar Spiele. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre Genehmigungen und baue danach den Ablauf mit Aktivitäten, Verpflegung und Verantwortlichen auf. Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Mengen und Ernährungswünsche kennst. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Ablaufplan, ein besetzter Anmeldetisch und geprüftes Spiel- und Tontechnikmaterial.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Aktivitäten auswählen
3 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Genehmigungen prüfen
2 Personen
11
Kontaktliste erstellen
12
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
13
Ablaufplan ausdrucken
14
Wettervorhersage prüfen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
18
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
19
Musik-Playlist erstellen
20
Preise und Medaillen sortieren
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Partyzelte aufbauen
6 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Tontechnik anschließen
2 Personen
28
Musik testen
2 Personen
29
Spielstationen einrichten
5 Personen
30
Sportfeld abstecken
3 Personen
31
Kreativen Tisch einrichten
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
3 Personen
33
Snacks vorbereiten
4 Personen
34
Servicetisch einrichten
2 Personen
35
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
36
Anmeldungsteam einweisen
2 Personen
37
Betreuer einweisen
3 Personen

Event

38
Besucher empfangen
4 Personen
39
Anmeldungen erfassen
3 Personen
40
Namensschilder verteilen
2 Personen
41
Eröffnungsspiel begleiten
4 Personen
42
Teameinteilung bekanntgeben
2 Personen
43
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
44
Spielparcours betreuen
6 Personen
45
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
46
Wasser verteilen
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks servieren
4 Personen
49
Pause betreuen
4 Personen
50
Nachmittagsprogramm betreuen
6 Personen
51
Grill vorbereiten
4 Personen
52
Barbecue servieren
5 Personen
53
Vegetarische Mahlzeiten servieren
2 Personen
54
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
55
Abendspiel begleiten
5 Personen
56
Musikprogramm organisieren
2 Personen
57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
58
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

59
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
60
Spielmaterial sammeln
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
4 Personen
64
Abfall entsorgen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
6 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Materialien prüfen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Gefundene Gegenstände sortieren
2 Personen
71
Reste wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 6
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaffeetassenAnz. 40

Küche

GrillfestAnz. 3
GrillzubehörAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 3
KegelAnz. 40
WarnwestenAnz. 40
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 8
FrisbeesAnz. 8
WasserschwämmeAnz. 30
StoppuhrAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 8
PfeifenAnz. 8
Tauziehseil
ToreAnz. 4
BadmintonsätzeAnz. 4
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 8
PuzzlesAnz. 6
BastelmattenAnz. 8
BastelboxenAnz. 6
SchürzenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 3
NamensschilderAnz. 130
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
HandseifeAnz. 6
DesinfektionsgelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
FieberthermometerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm in Blöcken von 45 bis 60 Minuten und lasse zwischen zwei Aktivitäten mindestens 10 Minuten für Gruppenwechsel, Trinkpausen und Umbauten.
Öffne die Anmeldung spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, damit Einkauf und Verpflegung nicht am letzten Tag angepasst werden müssen.
Teile das Team spätestens eine Woche vor dem Jugendtag ein: Eine Person betreut die Anmeldung, eine koordiniert den Ablauf und für jede Aktivität gibt es eine verantwortliche Ansprechperson.
Prüfe 24 bis 48 Stunden vorher Wettervorhersage, Partyzelte, Tische und Stühle. Bei einem Außentermin müssen außerdem Sportmaterial, Abfallbehälter und ein Ausweichplan bereitliegen.
Kontrolliere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Verlängerungskabel mindestens am Vortag. Sortiere Preise und Medaillen, Namensschilder sowie den gedruckten Ablaufplan so, dass sie am Anmeldetisch sofort griffbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jugendtag organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Programm. Die Einladungen und das Anmeldeformular sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie viele Aktivitäten braucht ein Jugendtag?: Plane für einen halben Tag meist 3 bis 4 größere Aktivitäten und zusätzlich kurze Pausen. Für jede Station solltest du 45 bis 60 Minuten sowie ungefähr 10 Minuten Wechselzeit einrechnen.
Wann muss man die Teilnehmerzahlen für den Jugendtag kennen?: Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor dem Jugendtag. So bleiben dir mehrere Tage, um Ernährungswünsche zu prüfen, Verpflegung einzukaufen und Gruppen sowie Material einzuteilen.
Was muss man am Tag vor dem Jugendtag kontrollieren?: Prüfe am Vortag Spielmaterial, Tontechnik, Verlängerungskabel, Powerbanks und den Wetterplan. Stelle außerdem Namensschilder, Preise und Medaillen, den Ablaufplan sowie den Anmeldetisch zusammen.

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