Organiser une Journée de la jeunesse sans rien laisser au dernier moment

Une Journée de la jeunesse se prépare dans un ordre précis : bloquer la date et le lieu, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les activités, les repas et la répartition des équipes doivent être arrêtés avant l’envoi des invitations. Prévoyez ensuite un suivi des besoins alimentaires, des autorisations et du matériel sportif ou audio. Les dernières heures servent à installer les tables, les tentes, l’accueil et les espaces de jeu, pas à corriger un programme incomplet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Choisir les activités
3 personnes
4
Faire les réservations
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les autorisations
2 personnes
11
Créer une liste de contacts
12
Établir la répartition des équipes
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Trier les prix et les médailles
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
2 personnes
28
Tester la musique
2 personnes
29
Installer les stations de jeu
5 personnes
30
Délimiter le terrain de sport
3 personnes
31
Aménager la table créative
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Aménager la table de service
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
37
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

38
Accueil des visiteurs
4 personnes
39
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Animer le jeu d’ouverture
4 personnes
42
Annoncer la répartition de l’équipe
2 personnes
43
Encadrer les activités sportives
6 personnes
44
Encadrer le circuit de jeux
6 personnes
45
Encadrer l'activité créative
3 personnes
46
Distribuer de l'eau
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Encadrer la pause
4 personnes
50
Encadrer le programme de l’après-midi
6 personnes
51
Préparer le barbecue
4 personnes
52
Servir le barbecue
5 personnes
53
Servir des repas végétariens
2 personnes
54
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
55
Animer le jeu du soir
5 personnes
56
Assurer le programme musical
2 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

59
Ranger les restes au frais
2 personnes
60
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Évacuer les déchets
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Vérifier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Trier les objets trouvés
2 personnes
71
Mettre les restes de côté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Barbecueqté 3
Ustensiles de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Frisbeesqté 8
Éponges d’eauqté 30
Chronomètreqté 4
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 8
Corde de tir à la corde
Petits butsqté 4
Sets de badmintonqté 4
Cartes à jouerqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 6
Tapis de bricolageqté 8
Bacs de bricolageqté 6
Tabliersqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 3
Badges nominatifsqté 130
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 30
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Balayette et pelleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Thermomètres de fièvreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance. Vérifiez tout de suite les autorisations nécessaires, surtout si les activités se déroulent en extérieur ou utilisent une sonorisation.
Construisez le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des créneaux horaires précis pour les activités, les repas, les remises de prix et les transitions entre les équipes.
Ouvrez le formulaire d’inscription avec une date limite située 10 à 14 jours avant la journée. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et utilisez une liste de contacts pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Répartissez les équipes et imprimez le déroulé au plus tard la veille. Préparez aussi les badges nominatifs, les prix et les médailles : ce sont des éléments faciles à oublier jusqu’au moment de l’accueil.
Faites les courses et rassemblez le matériel 24 à 48 heures avant. Testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises, vérifiez les ballons et installez les tables, chaises, tentes et la table d’inscription avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la jeunesse ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Les réservations, les autorisations, les invitations et l’ouverture des inscriptions doivent être lancées dans les deux premières semaines.
Quand fermer les inscriptions pour une Journée de la jeunesse ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser la répartition des équipes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?: Réservez au moins 3 heures le jour même pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer l’accueil et vérifier le matériel audio et sportif. Préparez le matériel et les achats la veille pour éviter de perdre ce temps.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée de la jeunesse ?: Contrôlez la météo, la liste des courses, le matériel de jeu, les badges, les prix, les médailles et le déroulé imprimé. Faites aussi un test de la sonorisation et confirmez la présence des équipes au plus tard la veille.

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