Jazzfestival organiseren: checklist en planning
Een jazzfestival vraagt om meer dan muzikanten en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, verzekering, techniek, catering, toiletten en een duidelijke publieksplanning. Begin met datum, locatie en artiesten, en werk daarna toe naar programma, vrijwilligers en productie. Deze checklist helpt je om 78 taken en 65 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat technische wensen, dieetwensen en de weersverwachting niet pas op de festivaldag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
2 personen
Muzikanten vastleggen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Catering reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Verlichting reserveren
Festivalbudget opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Programma publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bardienst indelen
2 personen
EHBO-contact regelen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Artiestenkamer inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
Pauzemuziek afspelen
Optredens begeleiden
3 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Drankvoorraad tellen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 6
- Registratietafel
- Artiestentafelsaantal 3
- Stoelenaantal 160
- Barkrukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorspeakersaantal 3
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 16
- XLR-kabelsaantal 16
- Koptelefoonaantal 2
- Laptop
- Muziekstandaardsaantal 8
- Pianokruk
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 100
- Bierglazenaantal 160
- Waterglazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerlepelsaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
- Flessenopenersaantal 6
- Kurkentrekkersaantal 3
Decoratie
- Jazzpostersaantal 20
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafellopersaantal 16
- Podiumdoekenaantal 4
- Decoratieve plantenaantal 12
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische wensen van iedere act uiterlijk 4 weken voor het festival vast. Noteer per optreden microfoons, DI-boxen, monitorspeakers, instrumentkabels en de benodigde soundchecktijd.
- Plan de opbouw achteruit vanaf het eerste optreden. Reserveer tijd voor podiumdelen, podiumtrap, mengtafel, luidsprekers, verlichting en een volledige soundcheck; een programma zonder technische buffer loopt snel uit.
- Verzamel aanmeldingen en dieetwensen zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef aantallen daarna door aan de catering en controleer of er genoeg wijnglazen en buffettafels zijn.
- Maak vrijwilligers- en bardiensten minimaal 2 weken vooraf rond. Wijs daarnaast één herkenbaar aanspreekpunt aan voor EHBO, artiesten, techniek en publieksvragen; zo hoeft niet iedereen tegelijk dezelfde organisator te zoeken.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief waar partytenten, sfeerverlichting, zaklampen en registratietafel komen. Houd verlengkabels en stekkerdozen droog en leg kabels zo dat publiek en artiesten er niet over struikelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jazzfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de festivaldatum, locatie en muzikanten. Controleer vergunningen en verzekering direct daarna; reserveer catering, toiletten, geluidsapparatuur en verlichting uiterlijk 8 tot 12 weken voor de datum.
- Wanneer moet het programma van een jazzfestival klaar zijn?
- Maak het programma uiterlijk 4 weken vooraf definitief, nadat optredens en technische wensen zijn afgestemd. Publiceer het daarna en stuur artiesteninformatie met aankomsttijd, soundcheck, contactpersoon en praktische afspraken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jazzfestival?
- Reken minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige publieks- of productietaak, plus een coördinator. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf voor registratie, bardienst, artiestenbegeleiding, publieksvragen en opruimen.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een jazzfestival?
- Doe een eerste controle 72 uur vooraf en neem 48 uur vooraf de definitieve maatregelen. Beslis dan over partytenten, beschutting, kabelroutes, verlichting en de plaats van registratie, catering en apparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!