Checklist pour organiser un festival de jazz

Un festival de jazz demande une coordination précise entre les artistes, la scène, le public et les équipes techniques. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les réservations et la programmation. Les besoins sonores doivent être recueillis auprès de chaque musicien avant de réserver la sonorisation. Cette checklist t’aide aussi à ne pas oublier les bénévoles, les repas, les toilettes, l’accueil et le suivi météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Confirmer le lieu
2 personnes
Réserver les musiciens
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Réserver le catering
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’éclairage
Établir le budget du festival
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Publier le programme
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les services au bar
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
Diffuser la musique de pause
Accompagner les spectacles
3 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Compter les stocks de boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Tables des artistesqté 3
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles XLRqté 16
Casque audioqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 8
Tabouret de piano
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 160
Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Bacs de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Affiches jazzqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Chemins de tableqté 16
Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 8
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique de chaque formation au moins 4 semaines avant le festival : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques peuvent varier d’un groupe à l’autre.
Prévois le montage de la scène et des éclairages plusieurs heures avant l’ouverture des portes. Garde une marge pour tester la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers et les moniteurs de scène.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifie ces éléments dès que le lieu et la date sont confirmés, car une modification tardive peut bloquer la programmation.
Répartis les bénévoles par créneaux et par mission avant l’envoi des invitations : accueil, bar, orientation des artistes, montage et premiers secours ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
Publie le programme dès que les horaires sont stabilisés et envoie séparément les informations pratiques aux artistes. Vérifie les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste des courses au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de jazz ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations, l’assurance et la sonorisation doivent être confirmés avant de communiquer le programme.
Quel matériel faut-il prévoir pour un festival de jazz ?: Prévois notamment une scène avec escalier, une table de mixage, des haut-parleurs, des subwoofers, des retours, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI et les câbles nécessaires. Ajoute les rallonges, multiprises et l’éclairage après vérification des besoins techniques.
Quand réserver les musiciens et la sonorisation ?: Réserve les musiciens dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 3 à 4 mois à l’avance. La sonorisation doit être réservée après réception des fiches techniques, au moins 4 semaines avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de jazz ?: Le nombre dépend de la jauge et de la durée, mais répartis les équipes en créneaux de 3 à 4 heures. Prévois au minimum une personne à l’accueil, une personne pour le bar et un référent pour les artistes sur chaque créneau, en plus du contact de premiers secours.

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