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Jazzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jazzfestival braucht lange vor dem ersten Ton klare Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Ort und Musiker fest, danach folgen Auftrittsplan, Genehmigungen und technische Anforderungen. In den letzten Wochen verschieben sich die Schwerpunkte auf Einladungen, Anmeldungen, Personal und Catering. Diese Checkliste umfasst 78 Aufgaben und 65 benötigte Dinge – von Bühnenelementen und Mikrofonen bis zu Beleuchtung, Gläsern und Erste-Hilfe-Kontakten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum festlegen

    2 Personen

  • Location bestätigen

    2 Personen

  • Musiker festlegen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Toiletten reservieren

  • Tonanlage reservieren

    2 Personen

  • Beleuchtung reservieren

  • Festivalbudget erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Programm veröffentlichen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Bar-Dienst einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt organisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Künstlerempfang vorbereiten

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichtcheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsauftritt begleiten

    3 Personen

  • Pausenmusik abspielen

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Getränkevorrat zählen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Cateringbereich reinigen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • KünstlertischeAnz. 3
  • StühleAnz. 160
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 3
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 16
  • XLR-KabelAnz. 16
  • KopfhörerAnz. 2
  • Laptop
  • NotenständerAnz. 8
  • Klavierhocker
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 160
  • WassergläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

  • JazzposterAnz. 20
  • ProgrammständerAnz. 6
  • TischläuferAnz. 16
  • BühnentücherAnz. 4
  • Dekorative PflanzenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100
  • Gaffer TapeAnz. 8
  • PfeiltafelnAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts spätestens 6 Wochen vor dem Festival: Instrumente, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher, Kabel und benötigte Anschlüsse. So kannst du Mischpult, Lautsprecher und Subwoofer passend reservieren.
  • Plane die Auftritte mit festen Umbauzeiten. Rechne zwischen zwei Bands mindestens 20 bis 30 Minuten für Instrumentenwechsel, Soundcheck und das Umstellen von Notenständern oder Mikrofonständern ein.
  • Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Toiletten nicht erst nach der Programmveröffentlichung. Kläre diese Punkte mindestens 8 Wochen vorher, weil Auflagen die Location, Kapazität oder den Ablauf verändern können.
  • Teile Freiwillige nach Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und benenne eine verantwortliche Person für Bar, Registrierung und Erste Hilfe. Eine Liste mit Telefonnummern und Übergabezeiten verhindert Lücken am Einlass oder hinter der Bar.
  • Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Einkaufsliste und Technik. Bei Außenflächen sollten Partyzelte, Taschenlampen, Verlängerungskabel und Stimmungsbeleuchtung bereits vor Beginn der Aufbauarbeiten am Veranstaltungsort liegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jazzfestival organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Location und Musikern. Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Festival geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jazzfestivals?
Plane für Bühne, Tonanlage, Beleuchtung, Tische und Registrierung mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Für mehrere Bands und umfangreiche Technik sind 8 Stunden oder ein Aufbau am Vortag realistischer.
Wie viele Helfer braucht man für ein Jazzfestival?
Für einen kleinen Festivaltag solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einteilen, zusätzlich zu Technik und Musikern. Besetze Einlass, Bar, Künstlerbetreuung, Aufbau und Erste Hilfe mit klaren Schichten von 3 bis 4 Stunden.
Wann sollte man Einladungen und das Programm verschicken?
Verschicke Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Festival und veröffentliche das bestätigte Programm spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erfasse danach Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend bis etwa 7 Tage vor dem Termin.

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