Checklist voor een Japanse nieuwjaarsviering

Een Japanse nieuwjaarsviering vraagt vooral om goede timing: gasten, dieetwensen en ruimte leg je vroeg vast, terwijl sushi en andere verse gerechten pas vlak voor aanvang worden bereid. Deze checklist helpt je van reservering en uitnodiging naar boodschappen, decoratie en opbouw. Let extra op de eetmomenten: osechi kan vooraf klaarstaan, maar sushirijst, sushirollen en ozoni vragen een planning op de dag zelf. Ook servies, warmhoudschalen en afvalbakken worden vaak pas te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Ruimte reserveren
Huurmaterialen bevestigen
Programma afdrukken
Instructies voor spellen maken
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Osechi-gerechten voorbereiden
3 personen
Sushi-ingrediënten snijden
3 personen
Sushirijst koken
2 personen
Sushirollen maken
3 personen
Mochi en fruit portioneren
2 personen
Ozoni voorbereiden
2 personen
Tafelschikking maken
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
Buffettafels inrichten
3 personen
Osechi schikken
2 personen
Sushi schikken
2 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Theestation inrichten
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Spellentafels klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting controleren
Programma klaarleggen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Programma toelichten
Nieuwjaarswensen begeleiden
Calligrafieactiviteit begeleiden
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Sake en thee serveren
2 personen
Avondbuffet openen
2 personen
Ozoni serveren
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Karaoke begeleiden
2 personen
Aftelmoment voorbereiden
2 personen
Nieuwjaarsaftelling begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Tafels afnemen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte stofzuigen
2 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie afbreken
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Receptietafel
Spellentafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Grote bordenaantal 70
Kleine bordenaantal 70
Soepkommenaantal 60
Sakekopjesaantal 60
Theekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Eetstokjesaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Soepopscheplepelsaantal 4
Theepottenaantal 4
Karaffenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Sushiplankenaantal 8
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Kadomatsu-decoratiesaantal 2
Shimenawa-kransenaantal 2
Noren-deurdoek
Japanse vlaggenaantal 6
Papieren waaiersaantal 20
Rode tafellopersaantal 8
Papieren lantaarnsaantal 12
Wenskaartjesaantal 80
Fotowandachtergrond
Decoratieve takkenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Plakhaakjesaantal 30
Katoenen tafelkleedjesaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Karaokescherm

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6

Keuken

Rijstkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Grote kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 6
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2
Serveerplateausaantal 10
Sushimattenaantal 6
Keukenbrander
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Daruma-poppenaantal 6
Kendama'saantal 8
Karuta-kaartenaantal 2
Origamipapieraantal 100
Calligrafiepanelenaantal 6
Penseelsetsaantal 12
Inktstenenaantal 6
Inktkwastenaantal 12
Spelprijzenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en maak daarna één definitieve gastenlijst. Zo weet je hoeveel grote borden, kleine borden, soepkommen, eetstokjes en besteksets je nodig hebt.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse ingrediënten voor de laatste dagen. Snijd sushi-ingrediënten en kook de sushirijst pas volgens je dagschema, zodat de rijst niet uitdroogt.
Plan de opbouw in fasen: zet tafels, stoelen en buffettafels eerst klaar, ventileer de ruimte en plaats daarna pas servies, warmhoudschalen en eten. Reken extra tijd voor de tafelschikking en de aparte spellentafels.
Zet osechi, mochi en fruit overzichtelijk klaar, maar houd ozoni warm tot het serveermoment. Controleer vooraf of er genoeg soepkommen en soepopscheplepels zijn; die ontbreken sneller dan gewone borden.
Maak decoratie en programma praktisch: bevestig kadomatsu-decoraties, shimenawa-kransen en de noren-deurdoek zonder doorgangen te blokkeren. Leg spelinstructies en het afgedrukte programma vóór de ontvangst bij de receptietafel.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Japanse nieuwjaarsviering versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de viering de definitieve gastenlijst en hoeveelheden kunt vastleggen.
Wanneer moet ik sushi en ozoni voorbereiden?: Snijd de sushi-ingrediënten en kook de sushirijst op de dag zelf, enkele uren vóór de gasten arriveren. Bereid ozoni eerder voor, maar warm en serveer de soep pas vlak voor het eetmoment.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een Japanse nieuwjaarsviering?: Voorzie per gast minimaal 1 groot bord, 1 klein bord, 1 soepkom, 1 paar eetstokjes, 1 bestekset en 1 waterglas. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve; bij 20 gasten zijn dat bijvoorbeeld 22 stuks per veelgebruikt item.
Hoe lang duurt de opbouw van een Japanse nieuwjaarsviering?: Plan voor een volledige opbouw minimaal 2 tot 3 uur. Tafels, stoelen en buffetten kosten tijd, maar ook ventileren, tafelschikking, decoratie, servies, spellen en het koelen van dranken moeten vóór de ontvangst gecontroleerd zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.