Jamboree organiseren: checklist en planning

Een Jamboree vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en spelmateriaal. Je regelt deelnemers, noodcontacten, vrijwilligers, reserveringen en een plan voor slecht weer. Daarna volgt de praktische uitvoering: routebordjes, naambadges, deelnemersmappen, catering en communicatie op locatie. Deze checklist bevat 70 taken en 69 benodigdheden, zodat je vanaf de eerste uitnodiging tot de laatste lunch weet wat er moet gebeuren en wanneer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Spelonderdelen vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Weersplan voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactgegevens delen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemersmappen vullen
3 personen
Routebordjes maken
2 personen
Spelmaterialen verzamelen
3 personen
EHBO-materialen controleren
Walkietalkies opladen
Boodschappen doen
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Podiumplek markeren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Spelstations opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Openingsspel begeleiden
6 personen
Spelronde begeleiden
10 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunch serveren
6 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel uitleggen
4 personen
Avondspel begeleiden
10 personen
Muziekprogramma verzorgen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afsluitend woord geven
2 personen
Vertrek begeleiden
5 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Afval inzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Spelmaterialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 130
Herbruikbare bekersaantal 180
Mokkenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Walkietalkiesaantal 10
Megafonenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Touwtrektouwenaantal 3
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Blinddoekenaantal 20
Waterballonnenaantal 300
Spelkaartenaantal 12
Zaklampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Wegwijzerbordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Plakbandaantal 12
Touwaantal 4
Prijzenbekersaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Afwasteilenaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampen voor toezichtaantal 6
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen, vergunningen en het verzamelen van aanmeldingen. Zo houd je tijd over om dieetwensen, noodcontacten en de deelnemerslijst te controleren.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf het programma definitief en leg alle spelonderdelen vast. Plan daarna vrijwilligers per onderdeel in en deel hun contactgegevens, zodat op de dag zelf niet alles bij één organisator terechtkomt.
Controleer 3 dagen vooraf de weersverwachting en werk een alternatief uit voor buitenactiviteiten. Leg partytenten, routebordjes, verlengkabels en ander materiaal klaar voordat deelnemers arriveren.
Richt bij aankomst een aparte inschrijftafel in met deelnemerslijst, naambadges en deelnemersmappen. Laad walkietalkies en powerbanks de avond ervoor op en test microfoons, speakers en megafonen op locatie.
Doe boodschappen en bereid lunch en hapjes zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Zet dranken koud, vul koelboxen en controleer of je per onderdeel voldoende herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek en opscheplepels hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Jamboree organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je uitnodigingen versturen, aanmeldingen verwerken, reserveringen en vergunningen regelen en vrijwilligers indelen.
Wat moet ik 1 week voor een Jamboree controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, noodcontacten, het programma en de vrijwilligersindeling. Controleer ook of spelmaterialen, EHBO-materialen, naambadges en deelnemersmappen compleet zijn.
Wanneer moet ik het draaiboek voor een Jamboree afdrukken?: Druk het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf af en leg een exemplaar klaar voor de hoofdorganisatie en de vrijwilligers. Deel contactgegevens vooraf digitaal, zodat iedereen ook onderweg de juiste nummers heeft.
Hoe bereid ik catering voor een Jamboree voor?: Bereid lunch en hapjes bij voorkeur de dag ervoor voor en zet dranken de avond vooraf koud. Vul op de dag zelf de koelboxen en warmhoudbakken en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat het programma start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.