Checklist pour organiser un Jamboree

Un Jamboree demande plus qu’un programme et quelques tentes : il faut suivre les inscriptions, recueillir les informations alimentaires et les contacts d’urgence, puis coordonner les bénévoles et le matériel. Cette checklist rassemble les étapes du début jusqu’au déjeuner, y compris les autorisations, le plan météo et l’accueil des participants. Utilise-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute, comme les badges, les talkies-walkies ou les boissons encore chaudes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Consigner les éléments du jeu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan météo
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager les coordonnées
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Remplir les dossiers des participants
3 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Recharger les talkies-walkies
Faire les courses
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Monter les stations de jeux
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
2 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Animer le jeu d’ouverture
6 personnes
Animer le tour de jeu
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Expliquer le jeu du soir
4 personnes
Animer le jeu du soir
10 personnes
Assurer le programme musical
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre la parole de clôture
2 personnes
Accompagner le départ
5 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Collecter les déchets
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 130
Gobelets réutilisablesqté 180
Tassesqté 100
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Cordes de tir à la cordeqté 3
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 12
Masquesqté 20
Balles d'eauqté 300
Cartes de jeuqté 12
Lampes de pocheqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Panneaux directionnelsqté 12
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 12
Cordeqté 4
Coupes de prixqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Bacs à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de travailqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de poche pour la surveillanceqté 6
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Conseils

Lance les invitations assez tôt pour laisser au moins deux semaines aux participants pour répondre. Prévois ensuite un délai supplémentaire de 3 à 5 jours pour vérifier les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
Finalise le programme avant d’imprimer le déroulé et les panneaux de direction. Garde une version numérique à jour et imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les responsables et les bénévoles.
Prépare le plan météo au moins 48 heures avant le Jamboree, après avoir vérifié les prévisions. Décide clairement où déplacer les activités et vérifie que les tentes, rallonges et multiprises peuvent être installées en sécurité.
Compte le matériel par zone plutôt que par catégorie : inscription, repas, jeu et sonorisation. Cette méthode permet de repérer plus vite un microphone, une glacière, une trousse de premiers secours ou un talkie-walkie manquant.
Le jour même, mets les boissons au frais dès l’arrivée et remplis les glacières avant l’accueil. Prépare les en-cas et le déjeuner en gardant les aliments sensibles au froid jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un Jamboree ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de vérifier les autorisations et de réserver le matériel ou les espaces nécessaires.
Quand faut-il demander les informations alimentaires des participants ?: Demande-les au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant le Jamboree. Vérifie la liste finale avant de faire les courses et de préparer le déjeuner.
Quand vérifier la météo pour un Jamboree ?: Consulte les prévisions une première fois 3 jours avant, puis à nouveau 24 heures avant le début. Le plan météo doit être décidé au plus tard la veille afin que les bénévoles sachent où déplacer les activités.
Que préparer la veille d’un Jamboree ?: La veille, imprime le déroulé, prépare les badges et les dossiers des participants, rassemble le matériel de jeu et recharge les talkies-walkies. Mets aussi les boissons au frais dès que possible et contrôle la trousse de premiers secours.

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