Jamboree organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jamboree braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Anmeldungen, Notfallkontakte, Genehmigungen und Verpflegung zusammenhängen. Verschicke die Einladungen rechtzeitig und schließe die Teilnehmerliste erst, wenn Ernährungswünsche und wichtige Kontaktdaten erfasst sind. In den letzten Tagen stehen Programm, Spiele, Wegweiser und Material im Mittelpunkt. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Anlaufstellen für Anmeldung, Verpflegung und Notfälle, damit niemand lange suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Programm finalisieren
3 Personen
Spielteile festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Wetterplan vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktdaten teilen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmermappen füllen
3 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Spielmaterialien sammeln
3 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Walkie-Talkies aufladen
Einkaufen gehen
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Podestplatz markieren
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Spielstationen aufbauen
6 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
2 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Eröffnungsspiel begleiten
6 Personen
Spielrunde betreuen
10 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Mittagsbuffet eröffnen
3 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendspiel erklären
4 Personen
Abendspiel begleiten
10 Personen
Musikprogramm organisieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abschlusswort halten
2 Personen
Start begleiten
5 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Müll einsammeln
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Spielmaterialien sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 130
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TassenAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
Einkäufe

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 10
MegafoneAnz. 2

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 4
TauziehseileAnz. 3
KegelAnz. 40
ReifenAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 12
AugenbindenAnz. 20
WasserballonsAnz. 300
SpielkartenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 130
ArmbänderAnz. 130
Wegweiser-SchilderAnz. 12
StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 12
SeilAnz. 4
PokalpreiseAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Küche

SpülwannenAnz. 4
AbtropfgitterAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 10
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
Taschenlampen für die AufsichtAnz. 6
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2

Tipps

Schließe die Anmeldung mindestens 7 Tage vor dem Jamboree. Dann kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die benötigten Namensschilder zuverlässig prüfen.
Lege Programm und Spielteile spätestens 3 Tage vorher fest. Drucke das Drehbuch aus und packe Teilnehmermappen, Wegweiser und Spielmaterialien getrennt nach Programmpunkt.
Prüfe Genehmigungen und Wettervorhersage 7 Tage vorher und erneut am Vorabend. Lege für Regen einen konkreten Wetterplan fest, statt erst beim Aufbau über Zelte oder Raumwechsel zu entscheiden.
Teile Freiwillige spätestens 2 Tage vorher ein und sende ihnen die Kontaktdaten. Lade Walkie-Talkies vollständig auf und teste Mikrofone, Lautsprecher, Megafone sowie Verlängerungskabel vor dem Start.
Bereite Getränke, Kühlboxen, Snacks und Mittagessen nach der finalen Teilnehmerzahl vor. Stelle kalte Getränke rechtzeitig kalt und richte Anmeldung, Buffet, Tische, Geschirr und Sitzplätze vor dem Eintreffen der ersten Gruppe ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jamboree organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Reservierungen, Einladungen und der Prüfung von Genehmigungen. Programm, Helfereinteilung und Verpflegung werden in der letzten Woche konkretisiert.
Wann sollte die Anmeldung für ein Jamboree geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch mehrere Tage für Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Namensschilder und die Mengenplanung.
Was muss man am Tag vor dem Jamboree vorbereiten?: Prüfe die Wettervorhersage, stelle Getränke kalt, fülle Kühlboxen und bereite Snacks sowie Mittagessen so weit wie möglich vor. Kontrolliere außerdem Erste-Hilfe-Materialien, Walkie-Talkies, Technik, Wegweiser und ausgedruckte Unterlagen.
Wie viele Helfer braucht ein Jamboree?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Verpflegung, Programm und Notfälle ein; zusätzliche Helfer hängen von der Teilnehmerzahl ab. Teile die Aufgaben spätestens 2 Tage vorher mit festen Zeiten und Kontaktdaten zu.

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