Jamboree organiseren: checklist en planning

Een Jamboree vraagt meer voorbereiding dan alleen een terrein en een programma. Je regelt tegelijk deelnemers, toestemmingen, activiteiten, eten, overnachting en veiligheid. Begin met datum en terrein, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een vaste opbouwdag. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen, oudercontacten, vergunningen, koelwaren, route-markering en het vervoer van materialen naar het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma afdrukken
Activiteiten indelen
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Route voor hike markeren
3 personen
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Noodnummers verzamelen
EHBO-middelen controleren
2 personen
Contactgegevens ouders controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Informatiebalie opzetten
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Banken en stoelen plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting installeren
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Activiteitsposten inrichten
6 personen
Hikeposten klaarzetten
3 personen
Kampvuurplaats afzetten
3 personen
Eetruimte inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Groepen naar posten begeleiden
6 personen
Spelactiviteiten begeleiden
8 personen
Hike begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Eetbuffet opbouwen
4 personen
Maaltijd uitserveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel uitleggen
3 personen
Avondspel begeleiden
8 personen
Kampvuur begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde dranken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

Kampvuur veilig doven
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Tafels en banken afbreken
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Vermiste spullen registreren
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Bankenaantal 12
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Megafonenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Scoutingvlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Touwenaantal 12
Pionnenaantal 40
Ballenaantal 10
Hoepelsaantal 8
Puzzelsaantal 8
Kompassetsaantal 12
Reflectiehesjesaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de Jamboree. Verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat ontbrekende contactgegevens, toestemmingen en dieetwensen niet in de laatste week blijven liggen.
Controleer vergunningen, toestemmingen en de hike-route minimaal 3 weken vooraf. Markeer de route daarna opnieuw wanneer het terrein of de weersverwachting aanleiding geeft tot een wijziging.
Maak 7 dagen voor de start één boodschappen- en materialenlijst. Plan koelboxen en koelelementen apart en leg koelwaren pas na het boodschappen doen gekoeld weg.
Druk de deelnemerslijst en het programma uiterlijk 2 dagen voor vertrek af. Bewaar daarnaast de contactgegevens van ouders en noodnummers op papier, zodat je niet afhankelijk bent van bereik of een lege telefoon.
Plan de terreininspectie en het opzetten van tenten als afzonderlijke blokken op de opbouwdag. Controleer vóór aankomst van deelnemers ook de informatiebalie, kookplek, gasflessen, EHBO-middelen en de opstelling van tafels en zitplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Jamboree organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, terrein, uitnodigingen en toestemmingen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersgegevens, boodschappen, materiaaltransport en terreincontroles.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een Jamboree aanmelden?: Open de aanmeldingen ongeveer 6 weken voor de start en sluit ze uiterlijk 2 weken vooraf. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, oudercontacten, toestemmingen en activiteitenindeling te verwerken.
Wanneer doe je boodschappen voor een Jamboree?: Maak de volledige boodschappenlijst 7 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder. Koop koelwaren zo laat mogelijk en sla ze direct gekoeld op in koelboxen met koelelementen.
Wat moet ik de dag voor een Jamboree controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, programma, noodnummers, EHBO-middelen, spelmateriaal en de route. Zet afgedrukte documenten en kleine materialen apart klaar, zodat ze niet tussen de kampeer- en keukenmaterialen verdwijnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.