Checklist para organizar un jamboree sin olvidar nada

Organizar un jamboree implica coordinar participantes, actividades, comida, seguridad y el montaje del recinto. Esta checklist reúne 73 tareas y 62 materiales para que sepas qué preparar y en qué orden. Empieza confirmando la fecha, el lugar y las inscripciones; después cierra permisos, programa y compras. Durante la última semana, comprueba el tiempo, los contactos de emergencia y todo el material antes de llevarlo al recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el recinto
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar permisos
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el programa
Distribuir las actividades
3 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Desarrollar las reglas del concurso
2 personas
Marcar la ruta de la caminata
3 personas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recopilar números de emergencia
Comprobar los suministros de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los datos de contacto de los padres
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llevar los materiales al recinto
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar bancos y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Montar los puestos de actividad
6 personas
Preparar los puestos de la ruta de senderismo
3 personas
Delimitar la zona de la hoguera
3 personas
Montar el área de comedor
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Atender la mesa de inscripción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Acompañar a los grupos a los puestos
6 personas
Coordinar las actividades del juego
8 personas
Guiar la ruta de senderismo
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Montar el buffet de comida
4 personas
Servir la comida
6 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Explicar el juego nocturno
3 personas
Coordinar el juego nocturno
8 personas
Coordinar la hoguera
4 personas
Proporcionar la música
Última ronda de bebidas
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar la hoguera de forma segura
3 personas
Recoger los objetos olvidados
3 personas
Clasificar residuos
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Desmontar mesas y bancos
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar los objetos perdidos
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Bancoscant. 12
Punto de información
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Quemadores de gascant. 4
Botellas de gascant. 4
Ollas grandescant. 6
Sartenescant. 3
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Megáfonoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de scoutingcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 100

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 12
Bateríascant. 24

Material deportivo

Cuerdascant. 12
Conoscant. 40
Pelotascant. 10
Aroscant. 8
Puzlescant. 8
Juegos de brújulascant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Mapas de ruta impermeablescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 2
Mantas ignífugascant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones. Así podrás enviar una convocatoria con información definitiva y evitar cambios de última hora.
Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen. Pide también preferencias alimentarias y los datos de contacto de padres o responsables.
Imprime la lista de participantes y el programa el día anterior, no con varios días de antelación. Lleva una copia adicional al punto de información por si se pierde la primera.
Comprueba el material de juegos, las reglas del concurso y la ruta de la caminata entre 5 y 7 días antes. La previsión meteorológica puede obligarte a ajustar actividades al aire libre.
Haz la compra de alimentos y bebidas entre 1 y 2 días antes, y guarda inmediatamente los productos refrigerados en neveras portátiles con acumuladores de frío. Monta carpas, mesas y el punto de información tras inspeccionar el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un jamboree?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el recinto y confirma los permisos al principio; deja las compras, impresiones y comprobaciones finales para los últimos 7 días.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un jamboree?: Abre el formulario al menos 3 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para revisar participantes, dietas y contactos de emergencia.
¿Qué hay que comprobar la semana antes de un jamboree?: Comprueba permisos, previsión meteorológica, ruta, actividades, botiquín, contactos de padres y material entre 5 y 7 días antes. También conviene confirmar quién transportará los materiales al recinto.
¿Cuándo se monta el recinto para un jamboree?: Haz la inspección del recinto antes de montar y reserva al menos 2 horas para colocar carpas, mesas, sillas, percheros, cajas y el punto de información. Lleva los materiales agrupados por zona para reducir desplazamientos.

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