Jamboree organisieren: die Checkliste für eine reibungslose Vorbereitung

Ein Jamboree braucht mehr als ein Programm und ein paar Zelte. Kläre zuerst Datum, Gelände, Genehmigungen und Anmeldungen, bevor du Essen, Aktivitäten und Material planst. Kurz vor dem Termin zählen ausgedruckte Teilnehmerlisten, geprüfte Erste-Hilfe-Sachen, markierte Wanderrouten und ein Wetterplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Aufbau vor Ort durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Programm drucken
Aktivitäten einteilen
3 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Spielregeln ausarbeiten
2 Personen
Route für die Wanderung markieren
3 Personen
Genehmigungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Notrufnummern sammeln
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Kontaktdaten der Eltern prüfen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien zum Gelände bringen
4 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Informationsschalter aufbauen
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Bänke und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung installieren
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Aktivitätsposten einrichten
6 Personen
Hike-Stationen vorbereiten
3 Personen
Feuerstelle absperren
3 Personen
Essbereich einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
Gruppen zu den Stationen begleiten
6 Personen
Spielaktivitäten betreuen
8 Personen
Wanderung begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Essensbuffet aufbauen
4 Personen
Mahlzeit servieren
6 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendspiel erklären
3 Personen
Abendspiel begleiten
8 Personen
Lagerfeuer begleiten
4 Personen
Musik organisieren
Letzte Getränkerunde
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Lagerfeuer sicher löschen
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
3 Personen
Abfall trennen
4 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Tische und Bänke abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Vermisste Gegenstände erfassen
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BänkeAnz. 12
Informationsstand
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Mehrweg-TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
MegafoneAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
PfadfinderflaggenAnz. 6
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
ArmbänderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

SeileAnz. 12
KegelAnz. 40
BälleAnz. 10
ReifenAnz. 8
PuzzlesAnz. 8
KompasssetsAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
Wasserdichte StreckenkartenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2
LöschdeckenAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
SpülwannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Anmeldephase nicht erst kurz vor dem Jamboree ab: Erfasse Ernährungswünsche, Kontaktdaten der Eltern und besondere Hinweise, damit Einkauf und Betreuung planbar bleiben.
Prüfe Genehmigungen zweimal: einmal bei der Grundplanung und erneut kurz vor dem Termin. So fällt auf, wenn für Gelände, Feuerstelle oder Aktivitäten noch eine Freigabe fehlt.
Bereite Programm und Aktivitäten getrennt vor. Drucke das Programm aus, teile Gruppen ein und lege Spielregeln sowie benötigtes Spielmaterial spätestens am Vortag bereit.
Plane Kühlung rückwärts vom Essen: Kühlboxen und Kühlelemente müssen vor dem Einkauf einsatzbereit sein, verderbliche Waren direkt gekühlt gelagert werden und Gasflaschen dürfen nicht erst beim Aufbau gesucht werden.
Rechne am Veranstaltungstag Zeit für eine Geländekontrolle ein. Informationsstand, Zelte, Sitzplätze, Notrufnummern und Erste-Hilfe-Material sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden überprüft sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Jamboree anmelden und Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und öffne das Anmeldeformular direkt danach. Setze eine feste Anmeldefrist etwa 2 Wochen vor dem Jamboree, damit Teilnehmerliste, Essen und Gruppenplanung rechtzeitig fertig werden.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste und das Programm drucken?: Drucke die Teilnehmerliste 1 bis 2 Tage vor Beginn, nachdem Nachmeldungen und Ernährungswünsche eingearbeitet sind. Das Programm sollte spätestens am Vortag in der benötigten Anzahl vorliegen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Jamboree-Geländes?: Plane für Geländekontrolle, Informationsstand und Zelte mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei mehreren Partyzelten, Biertischen und Kochstationen ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll, sofern das Gelände zugänglich ist.
Was muss ich kurz vor dem Jamboree noch prüfen?: Prüfe 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, Notrufnummern, Erste-Hilfe-Material, Elternkontakte und die markierte Wanderroute. Kontrolliere außerdem Kühlwaren, Gasflaschen, Lautsprecher und Mikrofon, bevor die Gruppe ankommt.

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