Jaarmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot marktdag

Een jaarmarkt organiseren vraagt meer dan kramen en kraamhouders regelen. Je moet op tijd de locatie, vergunning, stroompunten, verkeersroute en betalingen vastleggen, terwijl aanmeldingen en kraamindeling blijven veranderen. Begin met de formele afspraken en werk daarna naar leveranciers, promotie en vrijwilligers toe. In de laatste week draait alles om controleren, koelen, klaarzetten en duidelijke instructies voor iedere kraamhouder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningaanvraag indienen
Marktlocatie reserveren
Stroompunten vastleggen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Kraamhuur bevestigen
Leveranciers reserveren
Promotietekst opstellen
Flyers verspreiden
3 personen
Sociale berichten plaatsen
Verkeersroute communiceren
Kraamhouders informeren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Contant geld bestellen
Betaalapparaat testen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Kramen lossen
6 personen
Kramen opstellen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Eetkraam inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Marktkramen bemannen
6 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein vegen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Kasgeld storten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kleedruimteschermaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadadaptersaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kraambordjesaantal 25

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 400
Plattegrondenaantal 300
Kraamcontractenaantal 30
Prijskaartjesaantal 100
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandaantal 8
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 300
Pinnenbord

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 20
Dranghekkenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Tiewrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 4
Grondpennenaantal 40
Rubberen hameraantal 2

Tips

Dien de vergunningaanvraag in voordat je de promotie verspreidt en leg de marktlocatie en stroompunten meteen schriftelijk vast. Zonder die bevestigingen kunnen kraamindeling, verkeersroute en leveranciers nog wijzigen.
Geef kraamhouders een duidelijke aanmeldtermijn en verwerk dieetwensen direct in één overzicht. Bevestig daarna per deelnemer de kraamhuur, plaats, aankomsttijd en verkeersroute.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per persoon. Zorg op de marktdag minimaal voor bezetting bij opbouw, ontvangst van kraamhouders, betalingen en opruimen.
Test betaalterminals vóór de marktdag en bestel contant geld op tijd. Leg kassageld apart klaar en controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, oplaadadapters en bereikbare stroompunten.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal wie partytenten, marktkramen en materialen verzamelt. Koel dranken vooraf met voldoende koelelementen en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jaarmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de vergunning, locatie en stroomvoorziening. Nodig daarna kraamhouders uit en houd de laatste 2 weken vrij voor indeling, betalingen, vrijwilligers en weerscontrole.
Wanneer moet ik de vergunning voor een jaarmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vóór de jaarmarkt. Controleer de behandeltijd bij je gemeente, omdat die per locatie en soort markt kan verschillen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jaarmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en ontvangst, 1 persoon voor betalingen en 2 mensen voor opruimen. Bij veel kramen of meerdere ingangen heb je per extra zone meestal 1 aanspreekpunt nodig.
Wanneer moet ik dranken en hapjes voor een jaarmarkt voorbereiden?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor. Koel dranken minimaal 6 uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend van de jaarmarkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.