Organiser un marché annuel sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Déposez la demande d’autorisation avant de confirmer toute la communication publique. Gardez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour recevoir une réponse et ajuster le plan du marché.
• Traitez les inscriptions des exposants dès la réception des formulaires. Demandez leurs besoins électriques et alimentaires avant de répartir les stands, car ces informations modifient souvent le plan d’installation.
• Vérifiez chaque point d’alimentation électrique et prévoyez les rallonges, multiprises et adaptateurs nécessaires. Testez les terminaux de paiement au plus tard la veille, avec leurs câbles et leurs chargeurs.
• Préparez la caisse et commandez l’argent liquide avant le dernier jour ouvré. Comptez aussi les gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts pour couvrir toute la durée du marché, avec une réserve d’environ 10 %.
• La veille, rassemblez les stands, tables, chaises, tentes et matériel de service au même endroit. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et consultez les prévisions météo une dernière fois 12 à 24 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché annuel ?

Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu et les inscriptions des exposants doivent être lancées en premier, car elles conditionnent le reste du planning.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché ?

Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, tentes, tables, branchements électriques et espaces d’accueil. Ajoutez 30 à 60 minutes pour tester les paiements et vérifier la circulation avant l’arrivée du public.

Quand confirmer les stands des exposants ?

Confirmez la location et l’emplacement des stands dès que les inscriptions sont traitées, idéalement 3 à 4 semaines avant le marché. Envoyez ensuite le plan, l’itinéraire de circulation et les horaires d’installation.

Que préparer la veille d’un marché annuel ?

La veille, rassemblez tout le matériel, faites les courses, préparez les en-cas et refroidissez les boissons. Vérifiez aussi la météo, la caisse, les terminaux de paiement et la liste des bénévoles entre 12 et 24 heures avant l’ouverture.