Jaarmarkt organiseren: checklist en planning

Een jaarmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en verkopers regelen. Leg eerst datum, route, vergunningen en straatafsluiting vast; daarna volgen verkopers, standplaatsen, voorzieningen en promotie. In de laatste week controleer je stroom, materialen, weersverwachting, bewegwijzering, kassa en wisselgeld. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken zoals toiletten, afvalinzameling of parkeerinformatie te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Straatafsluiting aanvragen
Toiletvoorzieningen reserveren
Afvalinzameling reserveren
Kramen en tenten reserveren
Verkopers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopersvoorwaarden versturen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Promotie online plaatsen
Flyers verspreiden
3 personen
Parkeerinformatie publiceren
Verkopers bevestigen
2 personen
Stroombehoefte inventariseren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Standnummers voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Personeelsindeling afdrukken
Weersplan communiceren
Terrein inspecteren
3 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar stands wijzen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eetkraam voorbereiden
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Event

Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Eten serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koelboxen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten bijvullen
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Lichtsterkte controleren
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Verkopers laten afbouwen
4 personen
Eten veilig opbergen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Kramen retourneren
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Afval laten ophalen
Leveranciersfacturen controleren
Verkopersborg terugbetalen
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 40
Kassatafelsaantal 3
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20
Transportkarrenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Acculampenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium schalenaantal 30

Catering

Drankdispensersaantal 4
Menubordenaantal 8
Prijslijstenaantal 12
Kassabakkenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Krijtbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Hesjesaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plattegrondenaantal 30
Standnummersaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersaantal 3
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3

Tips

Vraag vergunningen, verzekering en straatafsluiting zo vroeg mogelijk aan: plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken vóór de jaarmarkt, omdat aanvullende voorwaarden of verkeersmaatregelen tijd kosten.
Reserveer kramen, tenten, toiletten en afvalinzameling pas nadat de route en het verwachte aantal verkopers duidelijk zijn. Maak daarna één plattegrond met standnummers en voorzieningen.
Verwerk verkopersaanmeldingen in één lijst en stuur de voorwaarden uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag tegelijk naar dieetwensen, stroombehoefte en eventuele extra tafels of stoelen.
Publiceer parkeerinformatie en bewegwijzering minstens 1 week vooraf, naast online promotie en flyers. Zo weten bezoekers waar ze parkeren en verkopers waar ze moeten opbouwen.
Doe de laatste materiaalcontrole 1 à 2 dagen vooraf: controleer onder meer verlengkabels, stekkerdozen, acculampen, kassatafels, wisselgeld, koelboxen en transportkarren. Zet standnummers en verkoperslijst klaar voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jaarmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunning en straatafsluiting. Reserveer daarna voorzieningen en kramen; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, plattegrond en communicatie.
Wanneer moet ik een vergunning voor een jaarmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de geplande datum aan. Controleer daarnaast direct of een aparte aanvraag voor straatafsluiting, verkeersmaatregelen of tijdelijke voorzieningen nodig is.
Wanneer moet ik verkopers voor een jaarmarkt bevestigen?: Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 2 weken vóór de jaarmarkt. Vermeld daarin standnummer, aankomsttijd, route voor laden en lossen, voorwaarden en de beschikbare stroomvoorziening.
Wat moet ik de dag voor een jaarmarkt controleren?: Controleer 1 à 2 dagen vooraf de weersverwachting, kramen, tenten, tafels, bewegwijzering, stroommaterialen, toiletten en afvalinzameling. Zet ook kassa, wisselgeld, verkoperslijst en standnummers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.