Jahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahrmarkt braucht mehr Vorlauf als nur reservierte Stände und eingeladene Verkäufer. Lege zuerst Datum und Route fest, kläre Genehmigungen, Versicherung und Straßensperrung und plane danach Händler, Toiletten, Abfall und Strom. In den letzten Wochen kommen Standplan, Beschilderung, Werbung und Parkinformationen hinzu. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Material, Wechselgeld und die Ausgabe an die Verkäufer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Versicherung prüfen
Straßensperrung beantragen
Toiletteneinrichtungen reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Stände und Zelte reservieren
Verkäufer einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Verkäuferbedingungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Verkäuferliste drucken
Beschilderung entwerfen
Werbung online stellen
Flyer verteilen
3 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Strombedarf ermitteln
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Standnummern vorbereiten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Personaleinteilung drucken
Wetterplan kommunizieren
Gelände inspizieren
3 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen weisen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Essensstand vorbereiten
3 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Event

Eröffnung ankündigen
Besucher begrüßen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Essen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kühlboxen kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Laufwege freihalten
2 Personen
Verkäufer unterstützen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Lichtstärke prüfen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
Essen sicher verstauen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Stromkabel entfernen
3 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Stände zurückgeben
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Dekoration verstauen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Abfall abholen lassen
Lieferantenrechnungen prüfen
Verkäuferkaution zurückzahlen
Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 20
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 40
KassentischeAnz. 3
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
KaraffeAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Akku-LampenAnz. 12
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 30

Catering

GetränkespenderAnz. 4
MenükartenAnz. 8
PreislisteAnz. 12
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FahnenAnz. 30
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 24
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesenAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
PläneAnz. 30
StandnummernAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendreherAnz. 3
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 3

Tipps

Beginne mit Genehmigungen und Straßensperrung, bevor du Händler verbindlich einlädst. Plane dafür mehrere Wochen Bearbeitungszeit ein und prüfe gleichzeitig, ob die Versicherung den Jahrmarkt abdeckt.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste. Weise die Standplätze erst zu, wenn du Strombedarf, Verkaufsangebot und benötigte Marktstände oder Zelte aller Verkäufer kennst.
Erstelle den Lageplan spätestens zwei Wochen vor dem Jahrmarkt. Drucke danach Verkäuferliste, Standnummern und Beschilderung, damit Aufbauhelfer und Händler am Veranstaltungstag nicht improvisieren müssen.
Veröffentliche Parkinformationen zusammen mit der Online-Werbung und verteile Flyer mindestens 7 bis 10 Tage vorher. Besucher brauchen außerdem vor Ort gut sichtbare Hinweise zu Eingängen, Toiletten und Abfallstellen.
Prüfe am Vortag Kassen, Wechselgeld, Verlängerungskabel, Akku-Lampen und Powerbanks. Für Kaffee- und Essensstände gehören auch Thermoskannen, Warmhaltebehälter, Zangen, Servierlöffel und Aluminiumschalen in die Materialkontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Straßensperrung, Versicherung, Toiletten, Abfallentsorgung sowie Stände und Zelte sollten in den ersten zwei bis drei Wochen geklärt werden.
Welche Genehmigungen braucht ein Jahrmarkt?: Das hängt vom Veranstaltungsort und der Route ab. Prüfe mindestens die Veranstaltungsgenehmigung, eine mögliche Straßensperrung und den Versicherungsschutz; reiche Anträge möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein.
Wann sollte der Standplan für einen Jahrmarkt fertig sein?: Fertig sollte er etwa 2 Wochen vor dem Jahrmarkt sein. Dann kannst du Standplätze zuweisen, Standnummern vorbereiten, den Lageplan drucken und Aussteller rechtzeitig bestätigen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Jahrmarkt?: Plane pro Kassenplatz mindestens 100 bis 200 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein, abhängig von Preisen und erwarteten Barzahlungen. Teile das Geld am Veranstaltungstag dokumentiert auf und halte eine Reservekasse bereit.

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