Checklist pour organiser un marché annuel

Un marché annuel se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les autorisations, la fermeture de rue et les sanitaires doivent être réservés avant de communiquer la date. Cette checklist suit l’ordre pratique : cadrer le parcours, recruter les vendeurs, organiser les emplacements, puis préparer le matériel et l’accueil. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins électriques, la monnaie, les informations de stationnement et le plan remis aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Demander une fermeture de rue
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les stands et les tentes
Inviter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les conditions aux vendeurs
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Concevoir la signalétique
Publier la promotion en ligne
Distribuer les flyers
3 personnes
Publier les informations de stationnement
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Recenser les besoins en énergie
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les numéros de stand
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Imprimer la répartition du personnel
Communiquer le plan météo
Inspecter le site
3 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le stand de restauration
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les repas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Contrôler les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Vérifier l'intensité lumineuse
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer les câbles électriques
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les stands
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Faire enlever les déchets
Vérifier les factures des fournisseurs
Rembourser la caution du vendeur
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Tables de caisseqté 3
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes sur batterieqté 12
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux en aluminiumqté 30

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Panneaux de menuqté 8
Listes de prixqté 12
Tiroirs-caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 30
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balaiqté 6
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Plansqté 30
Numéros de standqté 20
Panneaux de signalisationqté 12

Outils

Marteauqté 3
Tournevisqté 3
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3

Conseils

Commence par la date, l’itinéraire et les autorisations : vérifie aussi l’assurance et demande la fermeture de rue avant d’annoncer largement le marché. Ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Fixe une date limite d’inscription des vendeurs, puis envoie leurs conditions et recueille leurs besoins alimentaires et électriques. Garde ensuite quelques jours pour confirmer les participants et attribuer les emplacements.
Prépare le plan après avoir recensé les stands, tentes, tables et portants nécessaires. Numérote chaque emplacement et imprime une liste des vendeurs pour éviter les changements improvisés le matin.
Pour chaque appareil, note la puissance et l’emplacement de la prise : machines à café, bouilloires, glacières et éclairage ne doivent pas partager une multiprise sans vérification. Prévois aussi des rallonges, des batteries externes et des lampes sur batterie.
La veille, vérifie les prévisions météo, le matériel et les achats. Prépare séparément la caisse, la monnaie, les numéros de stand, la signalétique et les contenants de service afin de ne pas les chercher pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché annuel ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la fermeture de rue, les sanitaires et l’enlèvement des déchets doivent être réglés avant la promotion publique.
Combien de temps avant faut-il inviter les vendeurs ?: Envoie les invitations environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixe une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Il restera ainsi assez de temps pour traiter les réponses, confirmer les vendeurs et créer le plan.
Comment organiser les emplacements d’un marché annuel ?: Attribue les emplacements après avoir recueilli les besoins de chaque vendeur, notamment l’électricité et l’espace nécessaire. Finalise le plan au plus tard 7 jours avant, puis transmets le numéro du stand et les informations pratiques.
Que préparer la veille d’un marché annuel ?: Contrôle les stands, tentes, tables, chaises, câbles, éclairage et matériel de service, puis prépare les numéros de stand et la caisse avec la monnaie. Vérifie aussi la météo et rassemble les achats au moins la veille au soir.

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